Журнал учета трудовых книжек образец

Оформляем книгу учета движения трудовых книжек

В соответствии с законодательством, трудовые книжки, их бланки и вкладыши подлежат обязательной регистрации и учету. Он осуществляется путем внесения всех необходимых данных об этих документах в специальную учетную форму. В организациях существуют специально предназначенные для этого регистрационные книги или журналы. Так как законом предусмотрены определенные требования к их содержанию, актуален вопрос о том, как правильно осуществлять оформление книги учета движения трудовых книжек.

В данной книге регистрируются принятые от сотрудников при приеме на работу и выданные им трудовые книжки и вкладыши. Вести ее обязаны как организации, так и индивидуальные предприниматели, использующие труд наемных работников, с которыми заключен трудовой договор.

Форма книги

Не существует единой обязательной формы этих журналов. Однако есть исключение, которое связано с регистрацией трудовых книжек. Бланки этих документов и вкладышей в них следует учитывать в специальной приходно-расходной книге, ведущейся бухгалтерией, а заполненные книжки (и вкладыши) – в ведущейся кадровой службой или ответственным должностным лицом книге учета движения трудовых книжек.

В настоящее время книга учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, форма которой была утверждена постановлением Министерства труда от 10 марта 2003 года, включает в себя 13 граф. Ранее применялась книга, обладающая 14 графами (была утверждена в 1974 году).

Замена регистрационного журнала

Наряду с вопросом о том, как оформить книгу учета движения трудовых книжек, также актуален вопрос и о замене этих документов. В первую очередь это связано с введением новой формы данных регистрационных книг.

Она обладает одним незначительным отличием, заключающемся в объединении 11 и 12 колонки в одну – отражающую сумму денежных средств в рублях, полученную от сотрудника за бланк трудовой книжки либо вкладыша. Также следует обратить внимание на то, что регистрационный журнал нового образца может заполняться не один год, а несколько лет, до полного использования всех страниц.

На основании этого можно сделать вывод, что нет необходимости незамедлительно заменять регистрационную книгу старой формы на новую, можно продолжать пользоваться ею до окончания страниц.

Однако если ранее она велась в произвольной форме, не соответствующей официальной, ее нужно закрыть. Это можно сделать, проставив после последней записи отметку о причине прекращения ведения и указав число зарегистрированных трудовых книжек сотрудников. Далее оформить новый журнал и начать учет по официальной форме. При этом старую не рекомендуется уничтожать, так как она содержит не только данные о трудовых книжках действующих сотрудников, но и сведения о получении этих документов уволившимися работниками.

Заполнение

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

• трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
• впервые оформленных документах,
• вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

В первую графу вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша. Во вторую, третью и четвертую – точная дата приема сотрудника на работу (год, число, месяц), либо заполнения трудовой книжки или вкладыша. В пятую следует вписать его имя, фамилию и отчество.

В шестую колонку вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.

В седьмой графе нужно указать специальность, должность и профессию работника в соответствии с первичными учетными документами либо трудовую функцию.

Восьмая колонка должна содержать номер структурного подразделения, а при необходимости – и данные о вышестоящем подразделении. Девятая – дату и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.

В десятой графе должен поставить подпись сотрудник отдела кадров, принявший конкретную трудовую книжку или оформивший ее впервые.

Данные одиннадцатой графы свидетельствуют о сумме денежных средств, полученной от сотрудника за бланк этого документа или вкладыша.

12 и 13 колонки заполняются в случае увольнения работника. В одной ему следует поставить дату увольнения, а в другой – подпись, подтверждающую получение трудовой книжки. В случае отказа от ее получения либо невозможности выдачи нужно отправить работнику уведомление о необходимости явки или дачи согласия на пересылку ее почтой. В этой ситуации в 12 и 13 колонках нужно указать дату и номер уведомления, а также дату отправки согласия работника на пересылку книжки почтой. Также можно вписать номера почтовых квитанций.

Требования к регистрационным журналам

Срок хранения книги учета движения трудовых книжек установлен Перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным Министерством культуры в 2010 году. Согласно ему, эти документы должны храниться значительное количество времени, а именно – 75 лет.

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
3. Книгу следует прошнуровать и опломбировать.
4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись с подробным указанием количества прошнурованных и пронумерованных страниц (цифрами и прописью). Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Ведение журналов учета трудовых книжек в 2019 году

Все работодатели обязаны вести журналы (книги) учета трудовых книжек по специальной форме. Рассмотрим бланки этих форм и особенности их заполнения в 2019 году.

Внимание! Эти документы помогут вам организовать учет трудовых книжек в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Зачем нужны книги учета движения трудовых книжек

Трудовая книжка — это документ строгой отчетности. Законодательство содержит требования по их учету и хранению (разд. VI Правил, утв. пост. Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225).

Поэтому все работодатели ведут специальные книги учета трудовых книжек.

Вести учет зарплаты и кадров удобно в программе БухСофт. Она подходит для ИП, ООО, бюджетных учреждений, НКО, банков, страховых организаций и т.д. Программа включает в себя полный кадровый учет, табели, расчет зарплаты для любой системы, калькуляторы больничных и отпускных, выгрузку проводок в 1С, автоматическое формирование всей отчетности (ФСС, 2-НДФЛ, РСВ, персучет и т.д.) и многое другое.

Какие книги учета трудовых книжек ведут работодатели

Есть две обязательные формы.

• приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее (приложение 2 к пост. Минтруда от 10.10.2003 № 69);

• книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них (приложение 3 к Постановлению № 69).

Все листы указанных документов нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью генерального директора и скрепить сургучной печатью либо опломбировать.

Приходно-расходная книга учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Ведением этого документа занимаются бухгалтерии работодателей. Записи в книгу учета бланков трудовой книжки вносят сразу после их получения от поставщика. Документ должен содержать сведения по всем операциям, связанным с покупкой и выдачей работникам бланков трудовых книжек и вкладышей в них. Так, в книге указывают:

• серии и номера трудовых книжек;
• стоимость бланков и т. д.

Образец приходно-расходной книги учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

Образец заполнения документа выглядит так:

Журнал учета движения трудовых книжек

Журнал регистрации трудовых книжек ведут кадровые подразделения работодателя. При отсутствии кадровых служб, ведением может заниматься бухгалтерия. В журнал движения трудовых книжек вносят:

• информацию о дате приема человека в штат;
• его ФИО;
• серию и номер трудовой книжки и вкладыша к ней;
• должность работника;
• его место работы;
• реквизиты документа, на основании которого человека приняли в штат.

Правила оформления книги учета движения трудовых книжек

Начинают заполнять книгу движения трудовых книжек с титульного листа. В нем указывают, дату начала ведения документ.

• пронумеровывают;
• прошнуровывают;
• заверяют подписью директора компании;
• скрепляют сургучной печатью или опломбировывают.

Затем приступают к заполнению самого журнала трудовых книжек.

В графе 1 указывают порядковые номера записей о движении трудовых книжек и вкладышей. Нумерацию ведут в сквозном порядке.

В графах 2, 3 и 4 ставят дату (число, месяц, год):

• приема человека в штат;
• заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее.

Как правило эти даты не совпадают. Причины в следующем:

• согласно ст. 66 ТК РФ трудовые книжки заводят на сотрудников, которые отработали более 5 дней;
• согласно п. 8 Правил оформление трудовых книжек, устраивающимся на работу впервые, производят в присутствии таких лиц не позднее недели, начиная со дня приема на работу.

Согласно ст. 65 ТК РФ человек предъявляет трудовую книжку при трудоустройстве. Поэтому в данной графе ставят дату получения книжки от работника или дату оформления при первичном трудоустройстве.

В графе 5 указывают полность ФИО владельца трудовой книжки.

Графа 6 предназначена для серии и номера трудовой книжки или вкладыша в нее.

В графе 7 указывают должность (профессию, специальность) человека в соответствии с трудовым договором. Вместо них также можно указать конкретную трудовую функцию (ст. 57 ТК РФ).

Графа 8 предназначена для названия структурного подразделения организации, в которое приняли нового работника. Заполняют при наличии названия в трудовом договоре. При сложной структуре компании указывают не только подразделение, но и вышестоящее над ним.

В графе 9 указывают:

• дату;
• и номер документа (приказа, распоряжения, протокола), на основании которого человека приняли в штат.

Отметим, эту графу заполняют только при приеме на работу. В ней ставят прочерк при регистрации вкладышей в трудовые книжки уже работающему в штате человеку.

В графе 10 свою подпись ставит ответственный за ведение трудовых книжек.

В графе 11 указывают сумму в рублях, которую заплатил работник за бланк трудовой книжки или вкладыш. Этот реквизит заполняют только при регистрации:

• оформленных впервые трудовых книжек;
• выдаваемых работникам вкладышей.

При предъявлении работником имеющейся у него книжки, в графе 11 ставят прочерк.

Также прочерк ставят при безвозмездной выдаче трудовых книжек.

Графы 12 и 13 заполняют при увольнении:

• в графе 12 увольняющийся ставит дату выдачи ему трудовой книжки (как правило она совпадает с датой увольнения);
• в графе 13 увольняющийся расписывается в получении книжки.

Образец заполнения журнала движения трудовых книжек

Приведем заполненный журнал учета трудовых книжек (образец):

Скачать бланк журнала учета трудовых книжек

Работников отдела кадров, лиц ответственных за архив может интересовать доступность к общепринятым бланкам для оформления журнала трудовых книг.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Обычно онлайн запрашиваются формы книг, необходимые для временного хранения оригиналов документов. Касается случаев, если требуется принятый в делопроизводстве образец правильного заполнения журнала по учету трудовых книжек.

Что это такое

Система учета, хранения оригиналов утверждена официально. Процедура ведения журнала содержится в инструкциях, закреплена на законодательном уровне.

Скачать бесплатно бланк журнала в формате excel можно здесь.

Несложная форма позволит:

• обеспечить строгий учет как уже заполненных трудовых, принятых на хранение от лиц, устроившихся на официальную работу, так и чистых подшивок. В запасе должны иметься новые экземпляры, предназначенные для оперативного оформления отношений в будущем;
• задействовать специально оформленный внутренний журнал для оперативной работы с оригиналами трудовых и вкладышей;
• вести достоверные записи по движению и выдаче документов с фиксацией оперативной информации по каждому сотруднику.

Такой журнал систематизирует делопроизводство, экономит время на разбирательствах, когда приходится выдавать справки, вести отчет по заполнению вкладышей или движению трудовых книжек работающих или увольняющихся сотрудников.

Касается ситуаций, если необходимо срочно найти необходимые документы, выписки, приказы или приходится работать непосредственно с оригиналами для выяснения общего стажа или последнего места работы.

Обязательно ли его вести

На практике удобнее всего использовать унифицированную форму журнала, которую заполняют для хранения трудовых книг. Общепринятый вид одобрен постановлением № 69 Минтруда РФ (10.10.2003). Это касается типового образца, где предусмотрено 13 граф.

Регистрируя всех поступающих на официальную работу, работодатель обязан строго соблюдать закон, придерживаться действующих инструкций. Как правильно вести учет трудовых книг отражено в постановлении № 225 Правительства РФ (16.04.2003) п. 40, где указаны особенности оформления отчетного документа.

Рассматриваемый вид отчетной документации обязателен к заполнению. Проще скачать образец журнала учета трудовых книжек, чтобы быстро прошить нужное количество листов.

Кроме взятия на учет книги о трудовой деятельности от вновь поступившего на работу, в этом журнале принято делать отметки о:

• передаче (под роспись) на руки уволившемуся его документа;
• оформлении вкладыша, если чистые страницы закончились и нужно подшить листы для новых записей;
• выдаче дубликата (в случаях необходимости);
• заполнении нового бланка, когда сотрудник оформляется на первое место работы.

Необходимо придерживаться хронологического порядка, требуемого для реестра, чтобы не нарушить правильность всех записей.

Заполнение журнала и его образец

Имея перед глазами образец, где указаны все графы (13 по общепринятой форме) заполняемого журнала, лица, ответственные документировать прием на работу и увольнение сотрудников, смогут без труда переносить сведения из персональных книжек в нужные ячейки бланка.

Образец заполнения:

Строго соблюдая нумерацию записей, последовательно в каждой графе бланка необходимо будет заполнить сведения с занесением:

1	номера по порядку (№ п/п)
2, 3, 4	даты (указав число, месяц, год) поступления на работу (заполнение документа)
5	ФИО владельца оформляемого документа, что берется на хранение под роспись
6	реквизитов книжки/вкладыша (серии, номера)
7	специальности, должности, профессии устроившегося на работу
8	наименования организации, с уточнением подразделения, куда поступил человек
9	приказа с датой и № распорядительного документа
10	расписки ответственного, оформившего (принявшего) оригинал
11	полученной суммы (руб.) за оформление формы или вкладыши
12	даты выдачи на руки оригинала после прекращения трудовых отношений (договора)
13	расписки от владельца документа о получении оригинала трудовой

Как пронумеровать

Придерживаясь установленного порядка для оформления бланка, лица ответственные за журнал по движению трудовых книжек, обязаны правильно пронумеровать подшивку. Документ предполагает сквозную нумерацию страниц, обязательно прошивается. Номеровать допустимо как страницы, так и отдельные листы.

При этом обеспечивается строгая отчетность в журнале, где невозможно самостоятельно добавить или преступно изъять из книги отдельные элементы. Не нарушая правил отчетности, журнал должен иметь заверительную запись.

Кто подписывает

Рассматриваемая форма книги заполняется ответственным лицом и на задней обложке журнала содержит стандартные сведения. В них входят:

• название отчетного журнала;
• общее количество листов (или страниц);
• дата начала ведения реестра;
• подпись с указанием должности лица заверяющего и его ФИО.

Для оформления этого реестра рекомендована твердая обложка. Не только на случай принятия на работу или для увольнения используется книга, но и для случаев, рассмотренных в этой статье выше.

Периодом ведения данного журнала считается заполнение всех прошитых листов. В делопроизводстве предусмотрен срок хранения записей этой книги до 75 лет.

Как прошить

Для любого документа важно правильно прошить все страницы, чтобы невозможно было изъять отдельные листочки. Цельность реестру гарантирует прочная и сплошная шелковая нить, применяемая для прошивки.

Как правильно опломбировать

Чтобы все сведения книги сохранились, имели статус 100% достоверности, важно заверение поручить руководителю фирмы. Ни его зам., ни сотрудники, ответственные за делопроизводство, не вправе расписаться на обороте этого реестра.

Скрепление ниток в прошивке с заверительной записью должно подкрепляться пломбой (иметь сургучную печать). Недопустимо применять в виде аналога пломбы из бумажных фрагментов или наклейку. В Правилах о ведении и хранении трудовых (4 абз., п. 41) допустимо использовать только опломбирование сургучом.

Исправление ошибок

Когда возникают ситуации – если требуется исправить определенную запись или неверно занесенные сведения, выявленное несоответствие аккуратно зачеркивается. Затем делают запись с корректной формулировкой, указывая все исправления. Сообщают на внутренней части обложки, придерживаясь аналогии по внесению изменений в трудовой.

Все исправления выявленных ошибок и несоответствий проводятся без нарушения требований действующего законодательства РФ. Недопустимо нарушать правила при ведении этого реестра.

Важно вовремя исправлять найденные ошибки или явные несоответствия, при этом все отметки должны быть аккуратными и иметь «читабельный» вид.

Ответственность за отсутствие

Для руководителя важно постоянно вести этот документ, который хранится у того, кто за реестр ответствен. Каждая запись должна производиться в строгом соответствии с правилами ведения журнала.

При отсутствии в организации такого документа, или в случаях неправильного ведения, заполнения книги учета трудовых книжек, контролирующий орган вправе расценить ситуацию как явные несоответствия в делопроизводстве и законодательства.

Чтобы вас не оштрафовали по несоответствиям КоАП РФ (ст.5.27), рекомендуется придерживаться общих правил в заполнении и ведении этого реестра.

Выдача на руки работникам

В каждой организации придерживаются установленных норм в ведении журналов. Если рассматривать выдачу на руки сотрудникам этого реестра, то стоит отметить, что:

• журнал для учета трудовых книжек попадает к увольняющемуся лицу при получении его трудовой;
• если человек решил уволиться, то заполняют 12 и 13 графы книги, в которой ведется строгий учет трудовых;
• графа 12 указывает точную дату возврата книжки уволившемуся с предприятия;
• графа 13 имеет место для росписи непосредственно самого сотрудника – он, получая трудовую, расписывается в реестре, тем самым свидетельствуя отсутствие каких либо претензий к работодателю.

Все тонкости в соблюдении алгоритма действий при приеме и увольнении сотрудников помогут не нарушить хронологию этого реестра, что очень важно при выдаче справок и другой оперативной информации. Ценно, когда в деле принимают участие опытные кадровики, знающие определенные нюансы в делопроизводстве.

Соблюдая корректный формат в датах сделанных записей, ответственные лица за оформление и ведение журнала, смогут избежать штрафов и административных взысканий.

Необходимо помнить, что в этой форме содержится правильное написание должностей (регламентируемое штатным расписанием компании).

Отражая идентификацию (ФИО) владельцев трудовых книжек, при заполнении журнала по учету и архивации оригиналов, недопустимо делать сокращения не только в фамилии хозяина книжки, но и просто ставить инициалы.

Принимаемые на хранение работодателем оригиналы, оформляемые вкладыши должны проходить регистрацию в этом реестре под отдельными порядковыми номерами.

Аккуратность ведения журнала позволит отразить реальность действий по перемещению трудовых и вкладышей каждого отдельно взятого сотрудника.

Видео по теме:

• В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
• Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
2. Позвоните на горячую линию:
   • Москва и Область — +7 (499) 110-56-12
   • Санкт-Петербург и область — +7 (812) 317-50-97
   • Регионы — 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.