Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Офис:
+7 (495) 902-58-43
Мобильный:
+7 (926) 453-45-25
E-mail:
info@arhivuslugi.ru
arhivuslugi@mail.ru

+7 (495) 902-58-43
Главная Бухгалтеру Отделу кадров Партнеры Контакты

Архивная обработка документации: что она собой представляет?

Курс ЦБ РФ $ 58,05
€ 62,81

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений. Если их все регистрировать и подшивать в одно дело, то рано или поздно приведет к путанице. Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации.

— Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами:

Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел. Исходя из нее и происходит разделение приказов, распоряжений и других документов.

В зависимости от численности штата организации и её структуры, разработанная номенклатура дел может быть поделена на отделы с указанием буквенного шифра, а может быть общей.

В любом случае, все приказы в действующей организации делятся на приказы по основной и хозяйственной деятельности и приказы по личному составу.

— Приказы по основной и хозяйственной деятельности, как правило, хранятся у секретаря (если другое не оговорено отдельным распоряжением). На него же возлагается обязанность по регистрации, хранению и архивации этих приказов.

Документы различаются и по срокам хранения. Приказы по основной деятельности предприятия (по организационной структуре, по утверждению штатного расписания, внесению в него изменений и пр.) имеют строк хранения – постоянно. По истечению календарного года они сдаются в архив предприятия.

Приказы по хозяйственным и оперативным вопросам имеют срок хранения 5 лет. Они имеют сквозную нумерацию без литеры. Если объем издаваемых на предприятии приказов большой, тогда в течение года их делят на тома. По истечении срока хранения данные дела уничтожаются с оформлением акта об уничтожении .

— Приказы по личному составу оформляются и хранятся в отделе управления персоналом предприятия. Они также различаются по срокам хранения.

Внимание: Приказы о приеме, увольнении и перемещении сотрудника внутри предприятия со сроком хранения 75 лет. Сюда же подшиваются приказы о смене фамилии, долгосрочной командировке, длительном временном переводе работников и пр. Данные документы регистрируются в журнале, имеют сквозную нумерацию и литеру (чаще всего «л-с», «к»). В конце года такие приказы систематизируются по алфавиту с нумерацией страниц и внутренней описью, далее переплетаются в дела и вместе с журналом регистрации их сдают в архив.

— В отдельное дело оформляются приказы на отпуска (очередные, без сохранения заработной платы и пр.), краткосрочные командировки и переводы, они хранятся 5 лет. В нумерацию приказа добавляется буква (например «о» или шифр отдела).

Такой же срок хранения имеют приказы о взысканиях. Однако их рекомендуется хранить отдельно, т.к. к ним прилагаются материалы: объяснительные записки, протоколы, уведомления и пр.).

По истечении срока хранения эти приказы уничтожаются.

— Так же отдельно рекомендуется хранить приказы о поощрении (срок хранения – 75 лет). В отдельное дело подшиваются приказы о поощрении как своего предприятия, так и вышестоящего.

Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ

Как правильно написать заявление на отпуск в году. Готовая форма и образец шаблона заявления на отпуск. Образец заявления на очередной оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет, учебный или декретный отпуск, правила их составления и порядок подачи подробно рассмотрены ниже. В статье можно скачать образец в ворде или pdf. Сотрудникам предприятий, организаций и учреждений предоставляются отпуска различных видов и различной продолжительностью. Это очередной оплачиваемый отпуск, учебный, декретный, отпуск за свой счет и т.

ВИДЕО ПО ТЕМЕ: Как правильно написать заявление на отпуск?

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам, представленным на сайте. Это быстро и бесплатно!

Приказы по личному составу – их формирование и хранение

Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры соглашения , тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Подшивка сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. В соответствии с Основными правилами работы архивов организаций распорядительные документы группируются в дела по видам, не допускается формировать в одно дело приказы и распоряжения с единой нумерацией. К приказам, имеющим летний срок хранения, относятся приказы о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.

К приказам, имеющим 5-летний срок хранения, относятся: приказы о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взысканиях, краткосрочных командировках. Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы по личному составу формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.

В любой компании, даже небольшой, издается и хранится большое количество различных приказов и распоряжений.

Да и уполномоченные представители проверяющих органов вряд ли одобрят такое ведение документации. Краткая информация: — Для того чтобы правильно разделить приказы, издаваемые в организации, нужно руководствоваться следующими документами: Основываясь на данные документы, в каждой организации должна быть разработана номенклатура дел.

Они наиболее полно отражают многообразие образующихся документов организации, поэтому при наличии таковых именно их следует использовать в первую очередь для проведения экспертизы ценности документов. Подборка наиболее важных документов по запросу Срок хранения приказов на отпуск нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое.

При этом, учитывая интенсивность использования документов по личному составу по социально-правовым запросам граждан и учреждений, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документ доступен: в коммерческой версии Консультант Плюс Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности.

В случае составления приказа по неунифицированной форме применяют те же рекомендации, что и для составления приказа по основной деятельности. В каком количестве экземпляров кадровая служба должна издавать приказы производственные, по личному составу, кадровые — в одном или двух?

Какой статьей Трудового кодекса это регламентировано? К какой категории приказов можно отнести приказы по основной деятельности, по личному составу и по кадрам? Оно может определяться на локальном уровне, например, в Инструкции по делопроизводству, действующей в Вашей организации. Если ничего подобного нет, то обычно копии приказов передаются всем «заинтересованным» подразделениям, практически всегда среди них имеется в подразделение, которое занимается начислением зарплаты бух,, отдел труда и зарплаты , подразделение, где ведутся личные дела и т.

Если органиация небольшая, то можно по подразделениям копии вообще не раздавать, в своей работе все могут использовать одно дело с оригиналами приказов.

Оригиналы приказов по личному составу, как правило, хранятся в кадровой службе, в бухгалтерию обычно передают копию. Вообще-то копии ведь чаще всего изготовляют путем ксерокопирования, поэтому на них тоже имеются все реквизиты оригинала, в т. Если маленькое предприятие, то можно не заводить отдельно папки по приказам по личному составу, основной деятельности?

Но я всегда считала, что по личному составу, приказы на премию первый экз должен быть в бухгалтерии, а уже у других копии. Да, как правило, их хранение осуществляет кадровая служба, но если в организации принята иная схема хранения дел, проблем не вижу. Главное, чтобы они хранились не терялись, не уничтожались в течение предусмотренных для них сроков, чтобы они правильно формировались в дела и т.

А приказы о премировании действительно относятся к приказам по личному составу прием, перевод, увольнение и срок хранения у них одинаковый — 75 лет. Мне просто начать прям сейчас новые приказы уже с правильной буквой и сроком? Отдельно от приказов по основной деятельности организации издаются приказы по личному составу: о приеме на работу, перемещениях по службе, увольнении с работы, предоставлении отпусков, наложении взысканий, поощрениях и др. В Перечне они указаны в одной статье с приказами по личному составу со сроком хранения 75 лет: ст.

Увольнении, поощрении, премировании кадров, длительных и зарубежных командировках»приказы о премировании входят в личное дело? Документы при подаче заявления в загс.

Какими правами и обязанностями обладает ребенок. Письмо с уведомлением и описью вложения как оформить. Как получить визу в германию без приглашения. Откровенные фото в одноклассниках. Бесплатная горячая линия.

Приказы на отпуск сколько хранятся Аналогично, по хронологическому принципу проводится систематизация документов в делах, содержащих акты о несчастных случаях, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры соглашения , тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.

Содержание Сколько хранятся приказы на отпуск? Хранение кадровых. Сколько лет нужно хранить приказы на отпуск и заявления на. Срок хранения приказов и заявлений на отпуск работников Как правильно архивировать заявления на отпуск и приказ Сколько хранятся заявление на ежегодный отпуск и отпуск. Срок хранения приказов на отпуск образец скачать Сколько нужно хранить приказы на отпуск? Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме.

Снилс где получить в мытищах По статистике Пенсионного фонда РФ, ежегодно на учёт Как написать жалобу в министерство здравоохранения московской области Взыскание задолженности дело не простое и получение Нужно ли менять загран при смене фамилии после замужества Смена фамилии чревата не только изменением социального Сохранение земель сельскохозяйственного назначения В Волгоградской области с наступлением весеннего периода Справка об инвалидности утеряна как восстановить Люди с ограниченными возможностями имеют право на ряд Свежие статьи Как составляют протокол об административном правонарушении Отмена вступившего в силу судебного приказа Какие нужно подтверждать дипломы в мвд Что делать если не принимают товар обратно Тюрьма строгого режима черный дельфин Какое наказание если забыл права.

Популярные статьи Документы при подаче заявления в загс Какими правами и обязанностями обладает ребенок Письмо с уведомлением и описью вложения как оформить Как получить визу в германию без приглашения Откровенные фото в одноклассниках. Топ юристов.

Образец заявления на отпуск 2019 год

Не заполнено обязательное поле Подтверждение пароля. Необходимо согласие на обработку персональных данных. Наиболее массовым документом-основанием является заявление.

Также старые архивные приказы могут плохо сохраниться для четкого копирования. В вышеуказанных случаях без выписки не обойтись. Какие требования предъявляются к кадровым журналам учета и как должен быть оформлен журнал в соответствии с этими требованиями, смотрите в нашем видеоролике. Принятие сотрудника на работу, реорганизация структурных подразделений, премирование служащих — все это регулируется приказами организации.

Как вести личные дела работников?

После того, как в кадровую службу и непосредственному руководителю поступает заявление сотрудника о желании уйти в отпуск, ответственным лицом составляется приказ, который в дальнейшем визируется работодателем и отправляется на хранение. Такие документы располагаются в архиве в течение нескольких лет, при этом, допускается составлять определенные папки, в которые вносятся приказы о предоставлении отпуска, рассортированные по определенному структурному подразделению, году или по фамилиям работников. После истечение определенного периода хранения на приказы недлительного хранения допускается составить специальный акт, после чего документы уничтожаются. В архиве должны находиться исключительно оригиналы локальных документов предприятия, а ксерокопии допускается сберегать лишь в случае, если это копии личных документов сотрудника паспорт, диплом, трудовая книжка. Если приказ по какой-то причине был утерян, директору необходимо составить внеочередной документ, который должен пройти привычную процедуру регистрации и помещение на хранение в определенную архивную папку. Помимо прочего, не допускается внесение каких-либо изменений в уже составленные документы и зарегистрированные в журнале. В случае необходимости, требуется составлять отдельное распоряжение с указанием актуальной информации.

Архивация кадровых приказов

Приказы по личному составу группируются в отдельное дело, при этом имеют свою собственную нумерацию отличную от приказов по основной деятельности. Внутри дела документы систематизируются по хронологии их создания. Некоторые виды приказов по личному составу принято издавать по унифицированной форме. В этом случае необходимо просто заполнить соответствующие графы.

Добрый день, уважаемые коллеги! Подскажите пожалуйста, как правильно архивировать приказы по личному составу. Я делаю так: подшиваю все приказы отпуска, прием, увольнение, перемещение в одну папку и нумерую страницы.

заявление работников — как правильно хранить?

Новости Инструменты Форум Барометр. Войти Зарегистрироваться. Вход для зарегистрированных:. Забыли пароль?

График отпусков. Пример заявления на отпуск. Заявление на отпуск на один день. Бланк заявления на отпуск: образец. Приказ о переносе отпуска. Какой бы отпуск не предоставлялся работнику, в любом случае на него необходимо оформить приказ.

Где установлено, что заявления-основания для издания приказов НЕОБХОДИМО подшивать в личные дела? Заявления на отпуск и материальную помощь тоже? Зачем они нужны в личном деле? А если организация не ведет личные дела?

Коллеги, с которыми мы встречаемся в процессе консультационной деятельности, высказывают мнение, что, наоборот, удобнее вести личные дела абсолютно всех работников организации, поскольку все документы о трудовых отношениях с конкретным работником у работодателя хранятся вместе, как комплекс. И сотрудники, назначенные ответственными за ведение, учет и хранение личных дел, сталкиваются сейчас с такими проблемами:

  • во-первых, с проблемой архивно-технической обработки личных дел, поскольку в процессе их подготовки к сдаче в архив «вспомогательные» заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и командировках, как правило, должны быть изъяты из личного дела.
  • во-вторых, копии персональных документов работников (страниц паспорта, СНИЛС, свидетельства ИНН, свидетельств о браке и рождении детей), которые по привычке формируются в личные дела, не должны в них храниться, т.к. содержат персональные данные (Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»).

Состав документов личного дела в настоящее время установлен только для работников государственных органов и органов местного само­управления. Остальные организации (их кадровые службы и службы делопроизводства) самостоятельно разрабатывают и утверждают правила формирования личных дел (и не только) в зависимости от категорий работников и должностных уровней руководителей. Не только в государственных органах и органах местного самоуправления, но и в коммерческих структурах сложилось правило «делового оборота», по которому в обязательном порядке формируются и ведутся личные дела руководителя организации, его заместителей, главного бухгалтера и внутреннего контролера / руководителя службы внутреннего контроля. Личные дела таких сотрудников имеют постоянный срок хранения по ст. 656 а) ПТУД 1 .

Если организация комплексно решает вопрос о регламентации формирования дел, то в ситуации, которая описана в вопросе, она может вместе с номинальным и предметно-вопросным признаками формировать дела с учетом взаимосвязи документов и их одинаковых сроков хранения. В номенклатуру дел могут быть включены следующие заголовки:

Заголовки дел с подшитыми в них заявлениями-основаниями к приказам в номенклатуре дел

Тогда все заявления, справки-вызовы и справки, которые являются основаниями для издания приказов о предоставлении всех видов отпусков, могут формироваться в одно дело вместе с приказами, тем более в небольшой организации с небольшим объемом документооборота (см. дело № 03-05 в Примере).

Только не забудьте, что если обучение осуществляется за счет самой организации или отпуск без сохранения заработной платы длительный, например, по уходу за ребенком до достижения им возраста 1,5 лет, то соответствующие приказы и документы-основания будут иметь 75-летний (или 50-летний, если документы были созданы в период, начиная с 2003 г.) срок хранения, и могут быть сформированы в личное дело работника (см. дела № 03-10 и 03-11 в Примере). Срок «Пост.*» в ПТУД и в нашем Примере означает, что в небольшой коммерческой организации личные дела руководителей имеют срок хранения «до ликвидации организации». А после ликвидации организации они могут быть сданы в государственный или муниципальный архив вместе с личными делами остальных работников, где будут храниться с даты поступления в архив и до истечения 50 лет со дня создания документов личного дела с проведением экспертизы ценности уже в архиве после истечения указанного срока 50-летнего хранения.

А заявление работника о предоставлении материальной помощи с положительной резолюцией руководителя должно храниться в делах бухгалтерии («документы дня», особенно в небольшой организации) вместе с приказом (или его копией) и расходным кассовым ордером как основание для осуществления бухгалтерской операции (см. дело № 06-14 в Примере).

    1 Это сокращенное обозначение Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 №558).

Полистать демо-версию печатного журнала

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector