Служебная записка на премию – как оформляется премирование, образец

Служебная записка о премировании сотрудников (образец)

Служебная записка на премию – как оформляется премирование, образец

Служебной называют краткую формальную записку, участвующую во внутреннем документообороте компании и содержащую какую-либо просьбу, замечание, предложение или ответ на запрос. Она может быть докладной, пояснительной или аналитической, в зависимости от обстоятельств составления. Но чаще всего речь идет о письменной просьбе.

Обычно служебная записка на премирование работника составляется его непосредственным руководителем. Например, начальником отдела или службы. В некоторых случаях инициатором становится совет коллектива или представитель профсоюза. Несмотря на то, что законодателем не утверждался единый образец, служебная записка о поощрении работника должна соответствовать определенному стандарту, даже если написана в свободной форме.

Укажите основные реквизиты:

  1. тип документа;
  2. адресата (как правило, записка пишется на имя генерального директора);
  3. полное наименование организации и структурного подразделения;
  4. сведения о премируемом сотруднике (фамилия, имя, отчество, должность (профессия), табельный номер;
  5. причины премирования (кратко).

Документ заверяется подписью, а иногда и печатью. В основной части записки, вступающей в юридическую силу с момента подписания, содержится обращение с просьбой о выплате премиальной суммы. Поможет понять, как оформляется служебка на премирование сотрудника, образец — имея под рукой готовый шаблон, вы не допустите ошибок.

Заверенную записку регистрируют в установленном работодателем порядке и передают адресату на рассмотрение. В помощь кадровику — статья «Как регистрировать документы в кадровой службе». Эксперт расскажет, как заполнять регистрационные формы и журналы, что такое регистрационный индекс и как поступить, если документ после регистрации передается в другой отдел.

Руководитель предприятия принимает окончательное решение о премировании или отказе в выплате премии, после чего ставит на документе соответствующую визу. При положительном исходе издается приказ о поощрении. Если компания использует унифицированные бланки Госкомстата, применяется:

  • форма №Т-11 — если поощряется один сотрудник;
  • форма №Т-11а — если одновременно выплачивается премия двум и более сотрудникам (например, группе специалистов или целому отделу).

Приказ должен отражать основные условия поощрения: мотив, сроки, вид и порядок выплаты. Премиальная сумма указывается прописью и цифрами. Обязательно ставится ссылка на документ-основание (записку). Убедитесь, что мотивы поощрения в записке и приказе совпадают. Если начальник отдела попросил премировать одного из подчиненных за продолжительный стаж работы, в приказе так и пишем.

Важно: поощряемого сотрудника необходимо ознакомить с приказом под роспись.

В трудовую книжку вносятся только записи о разовых (нерегулярных) премиях и наградах, не включаемых в систему оплаты труда. Если работник получает такую премию — например, в связи с юбилеем или продолжительным стажем работы на предприятии — оформляем раздел «Сведения о награждении»:

  • в графе 1 указываем порядковый номер записи;
  • в графе 2 — число, месяц и год премирования;
  • в графе 3 — полное наименование организации, а ниже — и причину поощрения;
  • в графе 4 — реквизиты приказа.

Так как только при наличии обозначенного выше документа может быть выдана премия за какую-либо пользу, принесенную предприятию сотрудником. При этом часть нормативной базы, на основании которой осуществляется премирование сотрудников, должна быть разработана непосредственно в самой организации. Причем свою подпись должен поставить именно составитель, являющийся непосредственным начальником сотрудника, которому необходимо будет получить премию.

Записки, отправляемые в рабочей обстановке от подчиненного к вышестоящему лицу и касающиеся рабочих вопросов, называются служебными. В зависимости от их смысла, их можно разделить условно на записки, содержащие доклад, объяснительную, аналитические или пояснительные записки. Для того, чтобы документально оформить руководителю свое намерение отблагодарить своего работника, он должен сформировать служебную записку, которая послужит основанием для приказа о поощрении.

Если есть какие-либо графики или другое документальное подтверждения заслуг, то их копии могут быть приложены к записке. Доводы в такой записке должны быть достаточным образом обоснованы для того, чтобы руководство компании приняло решение о поощрении своего работника. Записка подлежит регистрации, а затем, при положительном решении руководящих лиц, служит основанием для издания приказа. Для управленческих бумаг существует специальный классификатор, но такое понятие как служебная записка в нем отсутствует.

Одной из целей его составления может быть премирование сотрудника. Служебные записки бывают разные по своему содержанию, в связи с чем разделяются на несколько типов: объяснительные, пояснительные, аналитические и докладные.

Премия работнику выдается после того, как об этом будет издан соответствующий приказ. Подавать служебную записку имеет право профсоюз, руководитель отдельного подразделения или совет коллектива. Документ может содержать предложение о выдаче премии кому-то конкретно, нескольким работникам либо всему коллективу.

Вначале служебная записка должна быть зарегистрирована и получить номер. Регистрацией документооборота в организации обычно занимается секретариат. Приказ о премировании работника составляется отделом кадров на основании решения руководителя организации. В первой (вводной) части излагаются состояние вопроса, факты, послужившие причиной для составления докладной записки, проводится их анализ.

Служебная записка на премию — образец и порядок составления

Служебная записка на премию – образец данного документа можно скачать по ссылке в статье. Документ составляется в случае, если сотрудник организации, как правило, начальник одного из отделов, изъявил желание ходатайствовать перед руководством о начислении премии своему подчиненному. О том, как составить служебную записку на выплату премии, расскажем в статье.

Что такое служебная записка о премировании и чем она отличается от ходатайства и заявления?

Служебная записка – это документ, в котором излагаются основания для принятия руководителем организации решения по поставленным в нем вопросам. Обязанности принимать решение у руководства нет, поэтому удовлетворять или не удовлетворять ходатайство о премировании – прерогатива начальника.

С другой стороны, в локальном акте или коллективном договоре может быть предусмотрена обязанность руководства принимать положительное решение о премировании сотрудника при наличии определенных оснований. Таким основанием может стать получение служебной записки, содержащей определенную информацию, например о достижениях сотрудника, и т.д.

Подается документ начальником сотрудника, которого планируется премировать, например, начальником отдела. Записка составляется в письменном виде и передается непосредственно руководителю организации – ее директору, ген. директору, и т.д. (в зависимости от того, кто выполняет роль единоличного исполнительного органа). Возможна и подача служебной записки ИП, если речь идет о малом бизнесе.

Отличает служебную записку от заявления ее характер. Заявления, как правило, могут подаваться сотрудниками организации в отношении вопросов, которые касаются непосредственно их. Служебная записка подается от имени одного из сотрудников, по вопросам деятельности организации в целом, премирования других сотрудников, и т.д. Записка играет роль средства деловой переписки.

Отличается служебная записка и от ходатайства. Данный термин используется при взаимодействии граждан с государственными органами по различным вопросам. Чаще всего ходатайство подается в суды. Однако можно именовать служебную записку ходатайством, поскольку прямого запрета на это нет. Вопрос разграничения данных терминов скорее казуистический, нежели практический.

Как написать служебную записку на премию?

Документ составить достаточно просто. Образец служебной записки на поощрение сотрудника премией доступен по ссылке в начале статьи, и им можно воспользоваться.

Требований к содержанию документа и его форме законодательство не предъявляет. В нем рекомендуется отразить следующие данные:

  1. Ф.И.О., должность руководителя организации, которому адресован документ.
  2. Сведения о Ф.И.О. и должности лица, подающего записку.
  3. Название документа.
  4. Описание основания, ввиду которого заявитель пришел к выводу о том, что сотрудник организации имеет право на получение премии.
  5. Размер премии и срок ее выплаты.
  6. Дату составления документа.
  7. Подпись заявителя.

Возможно приложить к записке перечень документов, подтверждающих то обстоятельство, что сотрудник заслужил премию. Например, если премия выдается за хорошую работу, необходимо приложить документ, подтверждающий ее качественные, количественные, иные характеристики.

Важно не путать премию и материальную помощь. Матпомощь выплачивается не за производственные показатели, а ввиду наступления в жизни сотрудника определенных событий, например, — рождение детей, свадьба, смерть близких, и т.д.

Образец служебной записки на премию за хорошую работу

Формулировка премии за хорошую работу должна быть понятной. Хорошая работа – слишком размытое, субъективное определение, которое не позволяет понять, чем конкретно отличился сотрудник. В связи с этим писать в служебной записке о том, что работник трудится хорошо, поэтому ему надлежит выплатить премию, — не рекомендуется.

Представляем вашему вниманию образец записки с возможной формулировкой, позволяющей понять, в чем именно выражается хорошая работа.

Афанасьеву Валерию Петровичу

от руководителя отдела производства

Ираклиевой Софьи Ильиничны

Есть вопрос? Ответим по телефону! Звонок бесплатный!

Положением о премировании от 12.01.2013 № 12-П установлены критерии премирования сотрудников. В силу п. 2 Положения, успехи в работе могут характеризоваться качественными и количественными показателями, такими как объем произведенной работы, указанный в планах развития организации, утверждаемых локальными актами; отсутствие брака в работе.

В связи с тем, что за период с 1 февраля 2018 года по 1 марта 2018 года сотрудник отдела производства Иванов Алексей Алексеевич написал и самостоятельно разместил на сайте на 100 статей больше, чем указано в п. 13 Плана развития организации на 2018 год (утвержденного Приказом директора ООО «Заковед» от 12.12.2017 № 11-ПЛ), статьи не подвергались корректуре и доработке, считаю целесообразным поощрить Иванова А.А. выплатой премии в размере 20 000 (двадцать тысяч) рублей. Премию прошу выплатить одновременно с заработной платой в ближайший расчетный период.

15 марта 2018 года

Руководитель отдела производства Ираклиева Софья Ильинична

______________/ Ираклиева С.Н.

Образец служебной записки на поощрение сотрудника премией

Приведем еще один образец записки, которая позволит лучше понять структуру документа и разобраться, какие данные могут в нем содержаться.

главного бухгалтера Кашицыной Е.В.

10 марта 2018 года в бухгалтерском отделе в связи с неисправной электропроводкой возник пожар, который был потушен благодаря оперативным действиям старшего бухгалтера А.В. Иванова, который быстро среагировал и принял все зависящие от него действия по ликвидации возгорания.

В связи с этим прошу выплатить А.В. Иванову денежную премию в размере должностного оклада.

11 марта 2018 года

Главный бухгалтер Е.В. Кашицына /Кашицина/

Таким образом, если непосредственный начальник сотрудника принял решение о том, чтобы попросить руководство выплатить подчиненному премию, им может быть написана служебная записка на премию сотрудника. Образец документа можно скачать по ссылке в начале статьи.

Премирование сотрудников: оформление процесса, составление служебной записки о премии

Чтобы эффективно мотивировать сотрудников, работодатели часто используют систему поощрительных выплат. Поговорим подробно о процессе премирования, расскажем, как правильно составить служебную записку на премию. Приведем примеры оформления этого важного документа.

Как и за что премируют сотрудников

Система премирования сотрудников существует практически на каждом предприятии. Такие поощрительные выплаты могут быть приурочены к значимым событиям, успехам одного подразделения или конкретного сотрудника.

Если крупные предприятия обычно создают отдельное положение о премировании, то малый и средний бизнес вносит возможность начисления и выплаты премий в обычное трудовое соглашение.

Перечислим типичные основания для начисления премий:

  • выполнение плана;
  • внесение идеи, которая позволила улучшить работу предприятия;
  • юбилейные даты компании или лично сотрудника;
  • достижение выдающихся результатов в работе;
  • солидный стаж работы на предприятии;
  • профессиональный праздник;
  • окончание года с прибылью и так далее.

Премии могут быть как разовыми, как и периодическими, например, ежемесячными, ежеквартальными.

Инициировать выплату премий может не только руководитель всего предприятия, но и начальник подразделения, цеха, отдела, представители профкома, кадровая служба.

Пример: владелец предприятия распорядился выделить деньги на премии сотрудников по итогам года. Он издал распоряжение: «Начальникам всех отделов предоставить предложения касательно размеров премий для каждого сотрудника. Предоставить предложения до 25 декабря текущего года». Все начальники отделов подают предложения, на основании которых и будет составлена служебная записка о премии.

Какие положения о премиях могут быть приняты на предприятии

Средние и крупные предприятия обычно составляют отдельное положение о премировании, на основании которого и выплачиваются поощрительные средства. Положение позволяет четко регламентировать процесс начисления и выплат премий, прописать лиц, которые будут отвечать за это. В частности, положение может подразумевать увеличение премий по разным причинам.

Пример: за перевыполнение плана ежемесячную премию в размере 5% от оклада работника могут увеличить до 10% от оклада.

Могут быть прописаны также права уменьшения премий.

Пример: за опоздание премия снижается на 5%, за невыполнение плана на 10%, за повторное нарушение на 20%, за жалобу клиента на 15% и так далее.

Кроме того, в положении можно предусмотреть другие причины для выплаты личной премии конкретному сотруднику.

Пример: к юбилею — 45, 50, 55 и 60 лет. За 10 лет непрерывной работы на предприятии — 50% от оклада, за 15 лет стажа — полный оклад и так далее.

Какие правила премирования сотрудников существуют

Итак, руководитель предприятия распорядился премировать сотрудников. Или сроки начисления премий указаны в принятом руководством положении. На основании распоряжения или положения, начальники подразделений готовят свои предложения о начислении премий каждому отдельному сотруднику. Подаются такие предложения в виде служебной записки.

Как и все внутренние документы предприятия, служебные записки регистрируются в журнале. Руководитель изучает каждую из них и ставит свои резолюции: «отказать в премировании», «выплатить», «доработать предложение с учетом замечаний».

После составляется перечень сотрудников, которые получат премии. Приказ о премировании готовится отделом кадров и подписывается главой предприятия. Затем документ направляется в бухгалтерию, которая будет непосредственно заниматься расчетами размера премиальных и перечислением денег.

Пример: руководитель отдела решил поощрить сотрудника, который добился существенного увеличения продаж. Или работника, у которого скоро юбилей. Он направляет служебную записку главе предприятия, в которой просит выписать премию. Если резолюция на записке будет положительной, эта дата совпадет с распоряжением руководителя о премировании.

Пример: на предприятие поступило письмо из местного отделения полиции. В нем высказывается благодарность сотруднику фирмы, который помог задержать грабителя, пытавшегося отобрать сумку у женщины на улице. Такое письмо становится основанием для выплаты премии работнику. В данном случае служебная записка от его непосредственного начальника не нужна.

Служебная записка о премии

Отметим, что универсальной формы составления служебной записки о премии не существует. Она может составляться в разной форме, принятой на предприятии.

В данном документе всегда указываются данные руководителя, к которому направляется предложение о премировании одного сотрудника или всего отдела. Потом идет сам текст с конкретными предложениями о премировании работника или работников. Обязательны дата, подпись, виза вышестоящих руководителей. Служебную записку можно подать на электронную почту руководителя.

Пример: «Предлагаю всем сотрудникам отдела продаж выплатить ежемесячную премию в размере 25% оклада. За исключением менеджера Попова А.В., которому размеры премии предлагаю поднять до 50% оклада за увеличение продаж стеклопакетов по итогам месяца. Менеджеру Иванову И.П. предлагаю размеры премии уменьшить до 10% оклада за два опоздания без уважительной причины».

Обычно, если премия плановая, регулярная, выплачивается всем сотрудникам, в служебной записке указывается таблица:

№ п/п ФИО сотрудников Должность Размеры премии в % к окладу Предложения по поводу уменьшения или увеличения премии

Примеры служебных записок о премии

Регулярные премии по итогам месяца или квартала традиционно составляются в типовой форме, данные в них повторяются. Составление таких регулярных документов трудностей обычно не вызывает, так как идет в типовой форме. А вот с личными поощрениями сотрудников сложнее — служебную записку придется составлять индивидуально.

Для наглядности приведем вам примеры служебных записок, которые касаются начисления и выплаты премий сотрудникам.

Пример №1: «Повар Садко А.Т. в мае текущего года принимал участие в региональном конкурсе кондитеров и занял третье место в номинации «Самый красивый торт». Предлагаю премировать повара Садко А.Т. на сумму 10 тысяч рублей за профессиональное достижение, которое положительно сказалось на имидже предприятия в целом».

Пример №2: «Предлагаю премировать Петрову С.С. на сумму 20 тысяч рублей в связи с тем, что она проработала на предприятии 20 лет. За годы стажа у Петровой С.С. не было ни одного выговора за нарушения трудовой дисциплины, она ответственный и опытный сотрудник, у которого прекрасные отношения с коллективом».

Пример №3: «Предлагаю премировать менеджеров маркетингового отдела Понько М.Н. и Сидорова М.П. в размере 100% оклада за успешно проведенную рекламную кампанию. Понько М.Н. и Сидоров М.П. разработали схему представления нового продукта предприятия — модельного ряда красок для внутренних ремонтных работ. Сотрудники предложили эффективный план рекламной кампании и успешно реализовали его. В итоге продажи нового модельного ряда красок премиум-класса превысили плановый показатель уже в первый месяц реализации. Кроме того, маркетинговое исследование указанных менеджеров позволяет утверждать, что в будущем продажи будут продолжать увеличиваться, что принесет предприятию дополнительную прибыль на сумму не менее 300 тысяч рублей».

Пример №4: «Предлагаю премировать администратора магазина «Молоко» Седых А.В. на сумму 10 тысяч рублей за оперативную ликвидацию возгорания на складе. Седых А.В. 17 декабря текущего года сумел успешно и быстро ликвидировать возгорание, которое произошло из-за короткого замыкания на складе. Действия администратора магазина, который применил огнетушитель, позволили избежать существенных потерь продукции, которая хранилась на складе».

Пример №5: «Предлагаю премировать бригаду работников водоканала под руководством Ивашкина Ю.Т. на сумму 5 тысяч рублей каждому. Бригада Ивашкина Ю.Т. 28 августа оперативно ликвидировала порыв водопровода в районе Центральный, из-за чего порядка 20 тысяч жителей оставались без водоснабжения. Действия работников позволили избежать подтопления расположенного рядом детского сада, кроме того, водоснабжение было восстановлено в самые короткие сроки. Список сотрудников, которым предлагается выплатить премии, прилагается».

Заключение

Служебная записка является важной частью процесса премирования сотрудников любого предприятия. Данный документ может быть как типовым, если премия начисляется ежемесячно и всем сотрудникам отдела, а может составляться индивидуально, если предстоит премировать конкретного отличившегося работника.

Составить служебную записку начальники отделов могут как по распоряжению вышестоящего руководства, так и по собственной инициативе. Кроме того, причиной составления служебной записки о премии могут стать обращения сторонних организаций, сообщивших о достижении конкретного работника компании.

0 0 голоса
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector