Правила ведения и хранения личных дел

.Составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Внутренняя опись должна быть в делах, содержащих особо ценную и личную документацию,

Правила ведения и хранения личных дел

Другие дипломы по предмету

·личный листок по учету кадров или анкета;

·дополнение к личному листку по учету кадров (или анкете);

·копии документа об образовании;

·трудовой договор (второй экземпляр);

·договор о материальной ответственности (для материально ответственных сотрудников);

·характеристики (рекомендательные письма);

·заявление о приеме на работу (о переводе на соответствующую должность);

·выписки из приказов (копии приказов) о приеме на работу (о перемещении на другие должности);

·выписки из документов (копии документов) о награждении или о привлечении к дисциплинарной ответственности;

·выписки (копии) документов об аттестовании (отзывы, аттестационные листы и пр.).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

·подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

·характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку». Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу.

При его заполнении используются следующие документы:

·документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

·документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию — документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

В отделе кадров хранятся личные дела только работающих сотрудников. Для хранения личных дел используются сейфы или специальные шкафы, в которых личные дела располагаются по порядку номеров. Личные дела уволенных работников оформляются в соответствии с требованиями архивных органов и хранятся в архиве по алфавиту фамилий работавших.

С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела и удобства в обращении с ним при формировании документы помещаются (подшиваются при помощи иглы и нитки на четыре прокола) в отдельную папку.

Помимо перечисленных, в личное дело могут помещаться и некоторые другие документы (например, документы о прохождении сотрудником конкурса на замещение вакантной должности, копии документов о награждении сотрудника (присвоении ему почетных званий) и т.п.). Кроме того, в личное дело помещаются (но при этом не подшиваются в него) справки, заверенные фотографии сотрудника и т.п.

При формировании личного дела, кроме того, производится его первичное оформление. С этой целью:

·личному делу присваивается учетный номер;

·производится заполнение соответствующих позиций на лицевой обложке и корешке личного дела;

·в личное дело вкладывается внутренняя опись.

Необходимо иметь в виду, что в соответствии со статьей 65 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ) запрещается при приеме на работу требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

2.2 Технологическая цепочка процесса формирования личного дела

Технологическая цепочка включает в себя:

¾Внесение в опись (журнал) инвентарного учета личных дел записи о заведении нового личного дела;

¾Подготовка обложки личного дела: оформление обложки в соответствии со стандартом, указание номера личного дела и даты его заведения; обозначение номера личного дела на корешке папки;

¾Подшивка в папку чистых листов внутренне описи документов личного дела, заполнение и помещение в конверт на оборотной стороне обложки контрольный карточки выдачи личного дела;

¾Получение сотрудником кадровой службы от руководителя этой службы первоначального комплекта документов для включения в личное дело;

¾Систематизация полученных документов, внесение во внутреннею опись документа сведений о помещаемых в личное дело документов;

¾Валовая нумерация листов документов и обозначение листов расположения документов во внутренней описи;

¾Подшивка документов в папку личного дела в последовательности номеров листов; проверка правильности нумерации листов;

¾Помещение личного дела в закрывающий шкаф для хранения;

¾Дополнение, по мере получения документов, личного дела;

¾Систематизация документов, подлежащих включению в каждое личное дело, в соответствии с необходимой последовательностью их расположения в деле;

¾Внесение очередных записей во внутреннею опись документов личного дела, подшивка документов в личное дело, проверка правильность нумерации листов;

¾Ведение личного дела: внесение необходимых записей и отметок о проверке наличия документов личного дела в дополнение к личному листку по учёту кадров;

¾Выдача личного дела руководству организации и кадровой службы под роспись контрольной карточке дела; при возвращение дела — проверка наличия и целостности документов;

¾Ознакомление в помещение кадровой службы работников организации с документами их личных дел в соответствии с действующей системы доступа к личным делам;

¾Внесение отметки об ознакомлении дополнения к личному листку по учёту кадров; заверенье отметки росписями сотрудника, ответственного за ведения личных дел, и ознакомившегося с личным делом лица;

¾Закрытие личного дела: проверка наличия всех документов личного дела, оформление листа-заверителя в конце дела и внесение итоговой записи во внутреннюю опись документов дела, брошюровка комплекта документов, оформление обложки личного дела в соответствии с требованиями архивной службы;

¾Сдача личного дела в архив организации под роспись руководителя архива в сдаточной описи и (или) журнале инверторного учета личных дел;

¾Регистрация личного дела в описи личных дел архива; проставление номера описи и номера единицы хранения на обложке личного дела;

¾Внесение архивного номера личного дела в журнал инверторного учета личных дел кадровой службы.

2.3 Хранение и учет личного дела работника

Хранение личных дел работников должно вестись в отделе кадров. Обычно, отдел кадров организации осуществляет хранение личных дел работающих сотрудников. Личные дела уволенных работников хранятся, как правило, в архиве компании либо в территориальном архиве.

Личные дела включаются в номенклатуру дел кадрового органа под общим заголовком «Личные дела» с указанием сроков хранения. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, утвержденным Росархивом 6 октября 2000 г., срок хранения личных дел составляет 75 лет с года увольнения работника.

Личные дела хранятся в кадровой службе (в приспособленном для этой цели помещении) отдельно от других дел. Как правило, в кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников, тогда как личные дела уволенных сотрудников передаются установленным порядком на хранение в архив организации или в территориальный архив.

Как вести личное дело работника: образцы оформления

Хранение документов в личных делах работников позволяет быстро найти нужные сведения и скорректировать их при необходимости. Также оно обеспечивает надежную защиту персональных данных. В статье — особенности ведения и образцы оформления.

Полный доступ на месяц! — Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки «Системы Главбух».

Позвоните нам по телефону 8 800 222-18-27 (бесплатно).

Внимание! Эти бланки и образцы помогут вам оформить кадровые документы в соответствии со всеми требованиями законодательства:

Оформляйте личные дела работников в программе БухСофт. Она учитывает специфику работы любой компании или индивидуального предпринимателя. Документы полностью соответствуют требованиям Роструда. Попробуйте бесплатно:

Что такое личное дело сотрудника и зачем его вести?

Личное дело сотрудника – это определенный набор документов, размещенный в отдельной папке. Они содержат информацию о работнике и его трудовом стаже. Обложка папки личного дела выглядит так:

Ведение личных дел сотрудников позволяет систематизировать, обобщить и удобно хранить персональные данные. То есть оформление личного дела работника позволяет решить сразу несколько задач:

Удобство и простота хранения и поиска нужной информации о конкретном работнике.

Возможность быстрого внесения дополнительной информации и корректировки имеющейся.

Собранные в одном месте данные легко защитить от доступа посторонних.

Для кого ведение личных дел работников обязательно и не обязательно

Формирование личных дел работников обязательно в организациях госсектора в целях обеспечения их деятельности. Например, на государственной гражданской службе (ст. 42 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ).

Коммерческие организации вправе вести личные дела. При этом перечень работников, на которых они составляются, и правила ведения устанавливают в локальных нормативных актах.

Важно завести личные дела на основные категории персонала:

руководство компании (генеральный директор, его заместители и помощники);
руководство структурных подразделений компании, а также заместители;
ведущие специалисты подразделений;
лица, на которых возложили полную материальную ответственность;
лица, зачисленные в кадровый резерв для выдвижения на значимые должности;
лица, которые обеспечивают функционирование аппарата управления деятельностью фирмы.

Но на практике компании оформляют личные дела на всех своих работников в силу факторов, перечисленных в предыдущем разделе.

Форма и состав личного дела работника 2019

На 2019 год форма папки личного дела и состав включаемых в нее документов для коммерческих организаций законодательно не установлены. Компании вправе самостоятельно разработать и закрепить перечень документов в своих локальных нормативных актах.

При этом можно руководствоваться требованиями ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению» и требованиями, установленными для госслужбы.

Перечень документов для формирования личного дела работника рассмотрим в таблице 1.

Таблица 1. Перечень документов, которые можно включить в папку личного дела

Документы, включаемые в момент приема в штат

Документы, включаемые в ходе трудовой деятельности

Документы, включаемые при увольнении

копия документа, удостоверяющего личность (например, паспорта);
копия трудовой книжки;
копии документов о получении образования, повышении квалификации и т. п.;
копия СНИЛС;
копии документов о воинском учете для лиц, подлежащих призыву;
копия ИНН;
медицинская справка, подтверждающая прохождение медосмотра для определения пригодности к работе, в случаях, когда ее наличие обязательно в силу закона;
справка, подтверждающая наличие или отсутствие судимости в случаях, когда она обязательна в силу закона

копии свидетельств о браке или разводе;
копия свидетельства о рождении ребенка;
копия водительских прав;
копия договора о материальной ответственности (для МОЛ);
должностные инструкции;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов, например, о повышении, переводе, применении, дисциплинарных взысканий и т. п.;
копии документов о повышении квалификации и т. п.;
справки об итогах проведения периодических медосмотров;
копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности при наличии у работника таких показаний;
соглашения о неразглашении конфиденциальных сведений при наличии доступа к ним;
документы по итогам проведения аттестации;
докладные, объяснительные и служебные записки, заявления о предоставлении отпуска;
другие акты и уведомления

заявления об увольнении;
копии приказов об освобождении от занимаемой должности должности

Но обратите внимание: в папке личного дела хранить документы, которые непосредственно не связаны с трудовой деятельностью человека, довольно рискованно. Работник вправе лишь показать эти документы. Информация, вносимая в личное дело, содержит персональные данные. Роскомнадзор может расценить хранение как нарушение правил обработки персональных данных.

Напомним, принимаемый на работу обязан показать

паспорт;
диплом;
военный билет;
другие документы.

Кадровик их проверяет и вносит необходимую информацию в личную карточку работника. Затем возвращает документы на руки сотруднику (ст. 65 ТК, пост. Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № А53-12557/2013).

Если фирма решила включать указанные выше документы в личные дела, следует:

получить от работника согласие на обработку персональных данных;
согласие на хранение копий документов (см. образец ниже), в нем нужно указать конкретную цель их хранения, а также проверить наличие нормативного обоснования для хранения (пост. Пятнадцатого ААС от 14.03.2014 № А53-12557/2013).

Бесцельное и несогласованное хранение копий документов может стать причиной наложения на компанию штрафа в размере от 30 до 50 тысяч рублей. (ст. 13.11 КоАП). Кроме того, фирму обяжут уничтожить копии (пост. ФАС Северо-Кавказского округа от 11.03.2014 № А53-10287/2013, от 21.04.2014 № А53-13327/2013).

Исключение из данного правила предусмотрено только в отношении государственных и муниципальных служащих. В их личные дела такие документы включают в силу закона (положение, утв. Указом Президента от 30.05.2005 № 609).

Порядок оформления личных дел работников

Выделим три этапа формирования личного дела работника.

Шаг 1. Заполнение титульного листа или обложки папки личного дела

На ней нужно указать всю важную для поиска и идентификации информацию. Требования к оформлению титульного листа личного дела работника и образец есть в ГОСТ 17914-72 от 17.07.1972 года.

Документ предусматривает на обложке наличие строк для заполнения государственными или муниципальными архивами в момент приема дела на хранение. Эти строки можно оставить пустыми.

Обязательно указывают следующие сведения:

полное и сокращенное название фирмы-составителя;
наименование структурного подразделения компании, в котором трудится работник (при этом нужно оставить место для указания новых данных при переводе в другое подразделение);
индекс по номенклатуре дел компании;
номер личного дела работника, например, дело № 24 (индекс) — 121 (номер);
заголовок, то есть ФИО работника;
крайняя дата открытия персонального учета, то есть день приема на работу;
крайняя дата закрытия, то есть день увольнения;
количество листов в папке после ее описи и период хранения.

Шаг 2. Наполнение папки личного дела

Согласно ГОСТ 17914-72 личные дела, как документы длительного хранения, должны иметь цельнокартонную обложку. Государственный или муниципальный архив не примет пластиковые скоросшиватели либо файлы. Папку наполняют документами, перечисленными выше. Перечень коммерческая компания определяет самостоятельно и закрепляет его локальным нормативным актом.

Шаг 3. Работа с документами

Директор компании приказом назначает ответственного специалиста для работы с документами личных дел. Ему предоставляют право оформлять личные дела, нумеровать их, делать описи, корректировать, закрывать дела и сдавать в архив.

Именно ответственный специалист ознакамливает работника под роспись с его личным делом. Как правило ознакомления производят не менее раза в календарный год.

Шаг 4. Опись полученных от работника документов

Специалист отдела кадров:

располагает документы в соответствии с датами поступления;
нумерует их;
описывает;
прошивает дело.

Документы в личном деле описывают внутренней описью (см. образец ниже). Ее размещают:

на обороте титульного листа личного дела;
либо подшивают в конце списка собранных документов.

Инструкция о порядке ведения личных дел работников

Когда понадобится: для урегулирования порядка ведения личных дел сотрудников: назначение ответственных лиц, условий ведения, регистрации и хранения дел и т. д.

Заполненный образец

Общество с ограниченной ответственностью «Альфа»

ИНСТРУКЦИЯ

о порядке ведения личных дел работников

1. Настоящая Инструкция регулирует порядок ведения личных дел работников общества с ограниченной ответственностью «Альфа» (ООО «Альфа»).

2. Личное дело работника включает в себя документы, содержащие сведения о работнике и его трудовом стаже.

3. Ведение личных дел работников возлагается на отдел кадров.

4. К работе с личными делами работников допускаются следующие сотрудники отдела кадров:

– заместитель руководителя отдела кадров;

– главный специалист отдела кадров;

– инспектор отдела кадров.

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров.

5. Отдел кадров:

– использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными;

– обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность;

– располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке;

– оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе;

– осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

6. Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.

7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником.

8. Устанавливается следующий перечень документов и порядок их расположения при ведении личного дела:

– личный листок по учету кадров;

– дополнение к личному листку по учету кадров (при необходимости);

– копия документа, удостоверяющего личность;

– копия страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;

– копия ИНН (при наличии);

– копии документов об образовании;

– характеристики и рекомендательные письма;

– личное заявление о приеме на работу;

– копия приказа о приеме на работу;

– внутренняя опись документов дела.

9. В личное дело вносятся все основные документы, оформленные в процессе работы каждого работника. Сведения об указанных изменениях заносятся в дополнение к личному листку по учету кадров.

К таким сведениям относятся:

– изменения анкетных данных работника, подтвержденные соответствующими документами (копия свидетельства о браке, копии документов об окончании учебных заведений и получении другой специальности и т. д.);

– документы, характеризующие профессиональные, деловые и личностные качества работника (характеристики, отзывы, аттестационные листы).

10. Все документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке. В нем не должны содержаться проекты документов, дубликатные экземпляры и т. д.

11. Документы личного дела помещаются в специальную папку, на которой проставляется присвоенный ей порядковый номер.

12. После увольнения работника необходимо:

– удалить все скрепки (скобы) с документов личного дела;

– оформить лист-заверитель дела;

– прошить в четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель);

– передать в архив на хранение.

13. Работник имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела.

14. Работник обязан информировать отдел кадров об изменениях в своих анкетных данных.

15. При работе с личным делом, выданным во временное пользование, запрещается:

– производить какие-либо исправления в ранее сделанных записях и вносить в него новые записи;

– извлекать из данного дела имеющиеся там документы или помещать новые;

– разглашать сведения, содержащиеся в документах личного дела.

16. При извлечении каких-либо документов из личного дела работник отдела кадров обязан сделать во внутренней описи личного дела соответствующую запись.

17. Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

18. Личные дела хранятся отдельно от трудовых книжек и имеют срок хранения 75 лет. Личные дела руководителей, членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации, сотрудников, имеющих государственные и иные звания и награды, – постоянно.

19. Для хранения личных дел используются железные шкафы с дверью, закрывающейся на ключ.

0 0 голоса

Рейтинг статьи