Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление о начале отпуска: образец документа

В процессе сотрудничества между работодателем и сотрудником могут происходить различные трудовые процедуры, каждая из которых должна быть документально зафиксирована и проведена с соблюдением требований законодателя. Прежде чем направлять работника в отпускной период, наниматель обязан отправить ему уведомление о начале отпуска, образец документа будет приведен ниже в статье. В задачи каждого руководителя входит составление в конце года графика отпусков, по которому в будущем календарном периоде сотрудники будут поочередно отдыхать от выполнения трудовых обязательств. Собственно, согласно данному графику и производятся оповещения трудящихся.

За две недели до первого дня отпуска, руководитель или же специалист кадрового отдела разрабатывают и высылают подчиненному, чей отпуск приближается, соответствующее уведомление. Документ в обязательном порядке высылается в случаях, когда работнику предстоит уйти в ежегодный обязательный или дополнительный отпускной период. Если сотруднику необходимо покинуть место работы по личным обстоятельствам и уйти в неоплачиваемый отпуск, то в обязанности лица входит направление заявления на имя руководителя организации за несколько дней до предстоящего отпускного периода. Уведомление же в этом случае направлять работнику не потребуется, так как он заранее будет знать, с какого числа не сможет выйти на работу.

Особенности составления уведомления

Официально установленного шаблона заполнения уведомления о начале отпуска нет, поэтому работодателям предоставляется право оформления документа в свободной форме. Как правило, в каждой организации один раз разрабатывается единый бланк уведомления, который затем и используется в течение всего существования компании, при условии, что он утвержден в соответствующих внутренних актах.

Документ должен быть оформлен в двух экземплярах с проставлением подписи работодателя или же его доверенного лица. Один бланк документа передается сотруднику, уходящему в отпуск, другой же – остается у руководителя, а затем перенаправляется на хранение в архив организации. Для оформления уведомления может быть использован как фирменный бланк, так и обычный лист бумаги формата А-4. Сведения, заносимые в документ, также не имеют какого-то стандартного вида и могут быть представлены в письменной или в печатной форме. Проставления оттиска печати не требуется, исключение составляют ситуации, когда такое требование зафиксировано в локальных документах предприятия.

Уведомление о начале отпускного периода должно быть занесено в специальный внутренний Журнал, который в обязательном порядке разрабатывается на каждом предприятии. В таком журнале происходит регистрация всех уведомительных документов, которые направляются сотрудникам в процессе их трудовой деятельности. Ведение данного документа гарантирует руководству быстрый поиск информации, которая требуется в данный конкретный момент времени.

В России побеждает тот, кто знает свои права

Если вы хотите узнать, как решить именно вашу проблему, то спросите об этом нашего дежурного юриста онлайн. Это быстро, удобно и бесплатно

или по телефону:

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление состоит из трех основных частей, в каждой из которых закрепляются соответствующие сведения:

Шапка документа. В этой части следует указать:

Информацию о работодателе организации;
Информацию о работнике, которому направляется уведомление;
Наименование официального документа;
Дата оформления бумаги;
Индивидуальный номер уведомления.

Текстовая часть документа, содержащая:

Дата начала отпускного периода;
Длительность отпускного периода, как правило, она равна двум или четырем неделям;
Дата, когда сотрудник должен выйти на работу после положенного отдыха.

Заключительная часть содержит в себе данные организации-нанимателя с его личной подписью, а также данные сотрудника, которому направляется уведомление, и его автограф.

Последствия невручения уведомления о начале отпуска для работодателя

Официальное уведомление об уходе в отпуск должно передаваться гражданину под его личную подпись. Автограф является неким подтверждением того, что полученный документ был изучен, и теперь гражданин официально предупрежден о том, в какой период может не выходить на место трудовой деятельности. В том случае, если работодатель не позаботится о получении подписи у подчиненного, последний имеет полное право на изменение дат своего ежегодного обязательного отдыха. Для того чтобы назначить другой отпускной период, работнику будет достаточным лишь направить работодателю заявление об отсутствии уведомления и предупреждения о начале отдыха. Данное право продиктовано статьей 124 Кодекса. Кроме того, отстоять собственные права гражданин сможет в соответствующих гос. органах, например, в Трудовой инспекции или же суде.

Если работодатель пренебрегает направлением официального уведомления своему подчиненному, то может быть привлечен к административной ответственности с последующим наложением штрафных санкций. Так, согласно части 1 статьи 5.27 КоАП РФ, наниматель должен будет выплатить:

30-50 тысяч рублей – штраф направляется предприятию, в котором были нарушены положения законодательства;
1-5 тысяч рублей – штраф для должностных лиц, которые нарушили ТК РФ, а также для индивидуальных предпринимателей.

Читать еще: Расписка об отказе от алиментов на содержание родителей детьми

К аналогичным штрафным санкциям привлекается руководящий состав в случае отсутствия на предприятии официального графика отпусков.

Уведомление о начале отпуска: образец документа

Особенности составления уведомления

В России побеждает тот, кто знает свои права

или по телефону:

Санкт-Петербург и область:+7 (812) 426-14-07 (доб. 832)

Образец уведомления о начале отпуска

Уведомление состоит из трех основных частей, в каждой из которых закрепляются соответствующие сведения:

Шапка документа. В этой части следует указать:

Информацию о работодателе организации;
Информацию о работнике, которому направляется уведомление;
Наименование официального документа;
Дата оформления бумаги;
Индивидуальный номер уведомления.

Текстовая часть документа, содержащая:

Дата начала отпускного периода;
Длительность отпускного периода, как правило, она равна двум или четырем неделям;
Дата, когда сотрудник должен выйти на работу после положенного отдыха.

Заключительная часть содержит в себе данные организации-нанимателя с его личной подписью, а также данные сотрудника, которому направляется уведомление, и его автограф.

Последствия невручения уведомления о начале отпуска для работодателя

30-50 тысяч рублей – штраф направляется предприятию, в котором были нарушены положения законодательства;
1-5 тысяч рублей – штраф для должностных лиц, которые нарушили ТК РФ, а также для индивидуальных предпринимателей.

Читать еще: Увольнение работника в период его временной нетрудоспособности

Образец уведомления о начале отпуска работника

Формирование уведомления о начале отпуска – часть процедуры письменного документального оформления ухода человека на законный запланированный отдых.

В каких случаях формируется документ

Во многих организациях, особенно крупных, перед началом нового года составляется предварительный график отпусков. В нем прописывается, в какой период времени тот или иной сотрудник может отдохнуть от своей работы.

В графике отпусков есть определенная очередность, которая разрабатывается с учетом интересов работодателя и его подчиненных. Особенно этот документ актуален в производственных компаниях с непрерывным циклом работы.

За две недели до отпуска специалист кадрового отдела обязан проинформировать работника о намечающемся событии (в соответствии с ранее утвержденным графиком отпусков).

Таким образом будет достигнуто сразу две цели: сотруднику напомнят об отпуске, а работодатель соблюдет все необходимые формальности.

В обязательном порядке уведомлять нужно в случае наступления одного из двух видов отпуска: планового оплачиваемого или же дополнительного.

Если работник уходит в отпуск по своему личному заявлению (например, в неоплачиваемый), то на его имя уведомление писать не надо.

Что будет, если не направить уведомление

Уведомление обязательно должно доводиться до сведения сотрудника организации под роспись.

В противном случае, он получит полное право на перенесение своего отдыха на то время, которое ему будет удобно – и для этого ему достаточно будет всего лишь написать соответствующее заявление с указанием того, что он не был предупрежден о начале запланированного отпуска.

Также отсутствие уведомления может послужить поводом для «разборок» в трудовой инспекции или даже суде, поэтому пренебрегать формированием данного уведомления не стоит.

Что делать, если работник не хочет ставить подпись о получении уведомления

Вручая уведомление, представителю работодателя нужно заручится подписью того, для кого оно предназначено. Но бывает так, что в силу различных обстоятельств работник отказывается ставить свою подпись под извещающим документом.

В этом случае нужно обязательно в присутствии свидетелей составить соответствующий акт, с указанием пояснений протестующего сотрудника (если их нет, значит так и написать «отказался ставить подпись без объяснения причин»).

Общие сведения об уведомлении, особенности составления

Если вам понадобилось составить уведомление о начале отпуска сотруднику организации, а вы не имеет достаточного опыта, прочитайте наши советы – они помогут вам справиться с поставленной задачей. Обратите также внимание и на пример бланка – на его основе вы легко составите нужное уведомление.

Первым делом дадим общую информацию, свойственную для всех таких документов. Начнем с того, что уведомление можно формировать в свободном виде, или, если в компании есть утвержденный в учетной политике образец документа – по его типу. Способ составления уведомления, как и его шаблон (при наличии) должен быть утвержден в локальных актах предприятия.

Уведомление следует составить в двух идентичных экземплярах, каждый из которых должен быть подписан представителем работодателя (лучше директором, но допустимо, если будет стоять автограф начальника структурного подразделения, например, руководителя отдела кадров).

Один из этих экземпляров впоследствии передается работнику,
второй подшивается в специальную папку и остается в архиве компании (как подтверждение того, что со стороны работодателя все условия ухода работника в отпуск выполнены).

Проштамповывать формуляр не обязательно – печать нужна только тогда, когда требование о ее применение указано во внутренних нормативных документах фирмы.

Отметку об уведомлении обязательно надо внести в специальный журнал учета исходящей документации – такие должны вестись в каждой организации.

Уведомление разрешается формировать на простом обычном листе бумаги или на фирменном бланке предприятия, писать его можно как от руки, так и в компьютере (обязательно затем распечатывая)

Образец уведомления о начале отпуска

Составляя уведомление, мысленно поделите его на три части.

В начале документа — так называемой «шапке», — нужно указать:

данные об отправителе (предприятии-работодателе);
данные об адресате – сотруднике, которому оно направляется;
сведения о самом документе: его название, номер, дата составления.

После этого идет основной блок, куда вносится текст извещения. В него нужно включить:

дату, с которой человек уходит в отпуск;
продолжительность отпуска (в календарных днях – чаще всего это 14 дней или 28);
день выхода на работу (указать точное число).

Как передать уведомление

До сотрудника уведомление о начале отпуска можно довести разными путями:

Если он находится при исполнении служебных обязанностей непосредственно на рабочем месте – то лучше всего лично, из рук в руки (под роспись).
Если по каким-либо причинам будущий отпускник отсутствует (например, он на больничном или в командировке), то — или заказным письмом через Почту России, или через доверенное лицо доставить по адресу его места нахождения (в этом случае следует также озаботиться получением отметки об ознакомлении с документом).

Читать еще: Трудовые споры: решение комиссии (образец)

Оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков фиксируется в графике отпусков. Этот график является обязательным как для работодателя, так и для работников (ст. 122, ст. 123 ТК РФ).

Уведомление о начале отпуска

Помимо обязанности составлять график отпусков, у работодателя есть еще обязанность по уведомлению работника о начале отпуска. Вручить уведомление о времени начала отпуска работодатель должен работнику не позднее чем за две недели до начала отпуска (ст. 123 ТК РФ). Образец уведомления о начале отпуска по графику отпусков вы найдете ниже.

Что будет, если не уведомить работника о начале его отпуска

За неуведомление (несвоевременное уведомление) сотрудника о начале отпуска работодателю может грозить штраф (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

от 30 тыс. руб. до 50 тыс. руб. – для организаций;
от 1 тыс. руб. до 5 тыс. руб. – для ее должностных лиц, а также для ИП-работодателей.

Кстати, такой же штраф будет и за отсутствие графика отпусков.

Кроме того, если своевременно не уведомить работника о начале отпуска, то на основании письменного заявления работника работодатель обязан перенести отпуск на другое время, согласованное с работником (ст. 124 ТК РФ).

Журнал уведомлений о начале отпуска: образец

О начале отпуска работник уведомляется под роспись. То есть вы можете распечатать уведомление в двух экземплярах, один из которых вручите работнику, а второй с его подписью оставьте себе. А можете вести журнал учета выданных уведомлений о начале отпуска. Унифицированной формы журнала уведомлений нет, поэтому вы вправе разработать собственную форму. Например, журнал может выглядеть так.

№ п/п	ФИО работника	Табельный номер	Дата начала ежегодного оплачиваемого отпуска	Количество дней отпуска	Подпись работника	Дата
1	2	3	4	5	6	7

На титульном листе такого документа, как правило, указываются следующие данные:

наименование организации;
название документа;
даты начала и окончания ведения журнала.

Уведомление о начале отпуска (образец 2019)

Утвержденной формы такого уведомления тоже нет. А значит, его форму вы можете разработать самостоятельно. Подписывает такое уведомление сотрудник, ответственный за этот участок работы, например, начальник отдела кадров.

Приведем образец уведомления о начале отпуска.

Согласно ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставляться сотрудникам ежегодно. Очередность предоставления работникам ежегодного оплачиваемого отпуска определяется на основании графика отпусков (ст. 123 ТК РФ).

О правилах оформления графика отпусков на год можно прочитать в статье «График отпусков».

Согласно ст. 114 ТК РФ во время ежегодного отпуска за сотрудником сохраняется его рабочее место и средний заработок. В общем случае продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ).

Подробнее об ежегодных оплачиваемых отпусках читайте в статье «Ежегодный оплачиваемый отпуск».

Уведомление об отпуске обязательно или нет

Уведомление о времени начала отпуска (образец)

О начале предстоящего ежегодного оплачиваемого отпуска, согласно утвержденному графику отпусков на год, необходимо известить работника заранее. Согласно ст. 123 ТК РФ работодатель выдает сотруднику уведомление об отпуске за 2 недели, образец которого можно будет скачать в конце данной консультации.

Если ежегодный оплачиваемый отпуск по письменному заявлению работника был перенесен на другой более ранний или поздний срок (сотрудник идет в отпуск по заявлению), то уведомлять работника о начале отпуска не обязательно. В этом случае будет достаточно подписи сотрудника в приказе о предоставлении ему отпуска на основании написанного им заявления.

За нарушение трудового законодательства (а именно за неуведомление работника о начале отпуска) может грозить штраф (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ ):

на индивидуального предпринимателя в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
на должностное лицо в размере от 1 000 рублей до 5 000 рублей;
на юридическое лицо в размере от 30 000 рублей до 50 000 рублей.

Уведомление о времени начала отпуска (образец) 2019

Бланк уведомления о времени начала отпуска законодательством РФ не установлен, поэтому уведомление об отпуске производится по форме, разработанной компанией самостоятельно. В уведомлении указываются:

реквизиты организации (наименование, адрес, ОГРН, ИНН);
название, дата, номер документа;
должность и Ф.И.О. работника;
дата начала и окончания отпуска;
общее количество дней отпуска;
подпись уполномоченного сотрудника работодателя;
должность и Ф.И.О. уполномоченного сотрудника работодателя, подписавшего уведомление об отпуске (образец см. ниже).

Уведомление об отпуске по графику (образец) скачать можно по ссылке.