Как часто утверждать номенклатуру дел

Номенклатура дел в отделе кадров

Архивариусы хотят получить от каждого отдела номенклатуру дел структурного подразделения — либо новую (если до сих пор она ни разу не создавалась), либо уточненную и обновленную (если этот документ организации знаком).

Как составить номенклатуру дел?

Правила организации, хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены Приказом Минкультуры России от 31.03.2015 № 526, начали действовать 21.09.2015; далее — Правила 2015), которые носят нормативный, то есть обязательный, характер, не содержат алгоритма составления номенклатуры дел, зато этот процесс очень подробно описан в разделе 3.4 Основных правил работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002; далее — Основные правила).

Первый этап составления номенклатуры — это исследование документального фонда организации или, в нашем случае, структурного подразделения (отдела кадров). Обычно это не представляет больших сложностей — у кадровиков, как правило, все документы хранятся в порядке. К исследованию и описанию документов отдела прибегают при составлении номенклатуры впервые. В последующие годы нужно лишь уточнять и «ловить» изменения документального фонда.

Второй этап — заполнение формы номенклатуры дел (Приложение № 26 к Правилам 2015; пример 1).

К номенклатуре дел структурного подразделения по окончании календарного года составляется итоговая запись. Ее форма приведена в Приложении № 25 к Правилам 2015. На номенклатуре подразделения делается отметка о том, что итоговые сведения были переданы в службу документационного обеспечения управления (ДОУ) или архив организации.

Последнее поле (виза согласования с экспертной комиссией (ЭК) структурного подразделения) заполняется только в том случае, если комиссия действительно существует и работает в подразделении. Если таковой нет, то никакой визы оформлять не нужно.

Пример 1. Форма номенклатуры дел

Заполняем графы номенклатуры дел

Графа 1 «Индекс дела». Состоит, как правило, из двух частей:

• порядковый номер структурного подразделения, принятый в организации;
• порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

Однако если внутри одного дела присутствует дополнительное разделение, то индекс может состоять и из трех частей.

Например, порядковый номер отдела кадров организации — 24. Дело «Документы по трудовым спорам» в перечне дел подразделения — 25-е и получило индекс 24–25. Было принято решение дополнительно внутри этого дела отдельно друг от друга держать документы по каждому трудовому спору. В итоге получилось следующее: 24–25.01 «Документы по делу № В36–448093/2014 (Касимова Р. А.)».

Графа 2 «Заголовок дела». Это формулировка, в полной мере отражающая состав документов дела.

Например, Штатное расписание, Приказы по личному составу, Переписка с ООО «Кадровое агентство «Сенатор»», Документы (справки, предложения, обоснования, рекомендации) о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда. Не допускается вносить в номенклатуру дел заголовки типа «Разное», «Важное», «Интересные документы» и т. п.

Графа 3 «Количество дел». Заполняется по завершении календарного года. В ней отражается фактическое количество заведенных в течение года дел (томов, частей).

Графа 4 «Срок хранения и № статьи по перечню». Пожалуй, ключевая графа номенклатуры, информирующая о том, сколько лет хранится каждое из дел. Cроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015).

Кроме того, сроки хранения документов могут содержаться в отдельных нормативных правовых актах, поэтому крайне важно, чтобы над номенклатурой дел структурных подразделений работали их сотрудники, а архив занимался сведением и выверкой представленной коллегами информации.

Графа 5 «Примечание». Здесь указывается дополнительная информация относительно дел. Это может быть пометка о том, что дело электронное или что конкретно в этом отделе дело представляет собой копии документов. В этой же графе отмечается, где находятся оригинальные экземпляры документов.

Когда все графы номенклатуры будут заполнены и выверены, проект документа подписывается руководителем отдела и передается в службу ДОУ организации. Свои номенклатуры представляют все структурные подразделения, после чего составляется сводная номенклатура дел организации. После согласования и утверждения документа генеральным директором служба ДОУ готовит выписки из него для каждого подразделения и вручает их руководителям.

Все это должно быть сделано до 31 декабря, чтобы с первого дня нового рабочего года уже формировать дела по новой, актуализированной номенклатуре дел.

В примере 2 приведена номенклатура дел отдела кадров организации на 2015 г. (состав дел в каждой организации может отличаться).

Пример 2. Номенклатура дел отдела кадров

Пересмотр и уточнение номенклатуры дел отдела кадров

Перечень дел подразделения, указанный в номенклатуре дел, был актуален год назад. За прошедшие месяцы он мог остаться прежним, а мог и измениться. Организация развивается, развиваются и ее бизнес-процессы, постепенно и неизбежно меняясь. Отдел кадров — не исключение.

Возможно, в течение года появление в подразделении новых дел не было заметным. А если присмотреться, окажется, что появился новый контрагент, с которым ведется активная переписка, муниципальное ведомство, «спускавшее» приказы, было переименовано, а кто-то из сотрудников придумал регистрационную форму, без которой теперь не может обойтись весь отдел. Помимо привычных бизнес-процессов, эти изменения находят отражение и в номенклатуре дел. Их нужно, во-первых, обнаружить, а во-вторых — учесть при составлении номенклатуры дел на следующий календарный год.

Ежегодное уточнение номенклатуры дел — это:

• обнаружение дел, заведенных в течение года, и внесение их в действующую номенклатуру дел;
• обнаружение дел, которые не будут вестись в следующем году.

В результате изучения документов отдела и уточнения номенклатуры выясняется, что, например, в течение 2015 г. в отеле кадров были заведены новые дела (пример 3):

Пример 3. Новые дела, которые должны быть включены в номенклатуру дел на следующий год

а из номенклатуры дел на 2016 г. исключаются следующие дела:

• 24-21 «Переписка с ООО «Адвокат» по оперативным вопросам правового обеспечения деятельности по управлению персоналом»;
• 24-25.01 «Документы по делу № В36-448093/2014 (Касимова Р. А.)»;
• 24-25.02 «Документы по делу № В36-468965/2014 (Демидов М. С.)».

Полученная информация будет учтена при составлении номенклатуры дел на следующий год, и на ее основании будут внесены актуальные изменения в действующую номенклатуру.

Вносим изменения в актуальную номенклатуру дел

При составлении номенклатуры дел на очередной год настоятельно рекомендуем оставлять в документе место для внесения новых дел, заведенных в течение года (см. пример 2). Пустые строки оставляют в количестве от трех до пяти в конце раздела и при необходимости заполняют от руки во всех экземплярах действующей номенклатуры (пример 4). Новые дела получают индексы в порядке валовой нумерации.

Пример 4. Внесение изменений в действующую номенклатуру дел (фрагмент)

Конечно, такие изменения нужно вносить в реальном времени: между заведением в подразделении дела и дополнением номенклатуры дел не должны проходить месяцы. Но, как показывает практика, об этом обычно забывают.

Обратиет внимание!

Если изменения номенклатуры дел, произошедшие в течение года, касаются только прекращения, «закрытия» дел, никаких зачеркиваний и примечаний в документе производить не нужно.

Что такое переходящие дела?

Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются переходящими и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом (п. 3.4.9 Основных правил).

Например, если организация в 2015 г. ввязалась в судебную тяжбу с бывшим работником, которая явно продолжится и в 2016 г., то дело, в которое помещаются документы по этому вопросу, будет переходящим. И если в 2015 г. ему был присвоен индекс 24-25.03, то он таким и останется до тех пор, пока судом не будет вынесено окончательное решение.

Если в организации появился новый отдел

Если в течение года в штатной структуре организации произойдут изменения и появится новый отдел, состав его дел должен быть внесен в сводную номенклатуру. Для этого в конце документа специально оставляют лист с чистой таблицей, которую заполняют от руки. Новое подразделение получает очередной (крайний) порядковый номер в номенклатуре дел того года, в котором было создано. Возможно, в номенклатуре дел на следующий год раздел переместится согласно логике штатной структуры предприятия.

Например, в середине 2015 г. из состава отдела кадров в самостоятельное структурное подразделение выделился отдел труда и заработной платы. Он будет внесен в сводную номенклатуру дел 2015 г. года под номером 36 при условии, что до этого в документе было 35 разделов. А в номенклатуре дел на 2016 г. раздел «Отдел труда и заработной платы» встанет после раздела «Отдел кадров» и получит порядковый номер 25. При этом нумерация всех последующих разделов сдвинется на одну цифру вперед, и если в этих разделах были переходящие дела, то их индексы изменятся. Это допустимо. В таких случаях на переходящих делах ставится отметка: «26-06. До 2016 г. — 25-06».

Выводы:

1. Номенклатура дел уточняется и переутверждается ежегодно. Приступать к этой работе следует в четвертом квартале года, а завершать — до конца декабря.
2. Под уточнением номенклатуры дел подразумевается сбор информации о делах, которые:
   • вновь заведены в уходящем году;
   • не будут вестись в подразделении в будущем году.
3. Если обнаружатся дела, заведенные в течение года и не отраженные в актуальной номенклатуре дел, они вносятся в действующую номенклатуру дел от руки в специально оставленные для этого строки.

© Интернет-проект «Корпоративный менеджмент», 1998–2018

Номенклатура дел в организации

«Отдел кадров коммерческой организации», 2010, N 4

Номенклатура дел в организации

В деятельности любой организации образуется множество всевозможных документов. Если их не упорядочивать даже в течение небольшого промежутка времени (например, неделя или месяц), часть просто можно не найти. А ведь есть документы, требующие контроля исполнения, на некоторые необходим письменный ответ и т. д. Чтобы знать, где взять документ, сколько нужно его хранить и нужно ли вообще, а в дальнейшем для удобства подготовки дел к передаче на архивное хранение составляют номенклатуру дел.

Виды номенклатуры дел

В соответствии с п. 75 ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» под номенклатурой дел понимается систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Поскольку номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве, а в архиве организации используется для учета дел временного (до десяти лет включительно) хранения, п. 3.4 Основных правил работы архивов организаций (далее — Правила), одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, дает практические рекомендации по ее составлению и оформлению.

Утвержден Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28.

Организациям, финансируемым из бюджетов различных уровней, гораздо проще разработать номенклатуру дел, так как примерные типовые номенклатуры у них утверждены нормативными актами. Например:

— генеральным директором Судебного департамента при ВС РФ 30.12.2008 утверждена Типовая номенклатура дел и документов, образующихся в деятельности мировых судей;

— Приказом Минобрнауки России от 31.12.2009 N 2371 утверждена Номенклатура дел Рособразования;

— Письмом от 29.09.2000 N 711/28-16 Минобразования предложило Примерную номенклатуру дел для использования в работе учреждений дополнительного образования детей.

Коммерческим организациям придется самим разрабатывать и утверждать номенклатуру.

Итак, различают три вида номенклатур дел:

— типовая (устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом);

— примерная (устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер);

— индивидуальная (устанавливает состав дел конкретной организации).

Как правило, организации сначала составляют номенклатуры дел структурных подразделений, а затем данные сводятся в одну единую номенклатуру дел конкретной организации.

Составляем и оформляем

Для правильного составления номенклатуры дел следует тщательно изучить состав и содержание документов, образующихся в деятельности организации. Сделать это можно по номенклатурам, представленным структурными подразделениями. Если организация небольшая и отделов немного, можно сразу составить индивидуальную номенклатуру дел. Чтобы руководители структурных подразделений не тянули с разработкой, стоит издать приказ по организации, в котором установить четкие сроки сдачи документа. Причем либо в должностных инструкциях руководящих работников, либо в трудовом договоре нужно прописать условие о том, что они обязаны это делать. Если такого условия не содержится в документах работника, составляющего номенклатуру дел, привлечь его к дисциплинарной ответственности за несоблюдение сроков для сдачи разработанной номенклатуры, установленных приказом, не получится.

Составление номенклатуры лучше всего поручить отделу документационного обеспечения. При его отсутствии это может сделать офис-менеджер или же кадровый работник.

Если численность организации не превышает 100 человек, с обязанностями по составлению номенклатуры дел справится один работник. Если в трудовом договоре не содержалось условий об этом, нужно заключить дополнительное соглашение с работником, где оговорить, какие трудовые функции у него прибавились и как это будет ему оплачиваться. На основании соглашения издается приказ и конкретный работник назначается ответственным за разработку и оформление номенклатуры дел.

При составлении номенклатуры следует руководствоваться уставом организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В частности, можно обратиться к Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 06.10.2000.

На основании п. 3.4.6 Правил сводная номенклатура дел организации составляется по утвержденной форме (Приложение 7).

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ УТВЕРЖДАЮ

———— N ——- Наименование должности

Как часто утверждать номенклатуру дел

Вопросы и ответы

Вопрос: Обязательно ли номенклатура дел в школе должна быть заверена и кем?

Номенклатура дел – это систематизированный перечень отдельных документов и комплексов документов (соединенных в рамках одной целевой или видовой принадлежности) (например, отчетов, журналов регистрации), заводимых организацией, с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Порядок оформления, согласования и утверждения номенклатуры дел, а также принципы формирования заголовков дел представлены в «Основных правилах работы архивов организаций» (М., Росархив, ВНИИДАД, 2003).

Согласно этому документу номенклатура дел организации:

• визируется руководителем архива (лицом, ответственным за архив),
• подписывается лицом, ответственным за делопроизводство в организации (руководитель службы документооборота, делопроизводства),
• обязательно утверждается руководителем организации (гриф утверждения на самом документе или приказ об утверждении номенклатуры дел),
• если организация является источником комплектования государственного или муниципального архива, то ее номенклатура дел согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) этого архивного учреждения и с центральной экспертной или экспертной комиссией организации (если такая есть). Если же организация не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то с ЭПК этих учреждений согласовывать свою номенклатуру ей не нужно.

Если в организации нет структурного деления и вся документация формируется у секретаря, то такая номенклатура дел должна быть подписана составителем и утверждена руководителем организации.

Согласно письму Минобразования России от 20.12.2000 № 03-51/64 «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» в целях правильного формирования дел общеобразовательного учреждения, обеспечивающего быстрый поиск документов по их содержанию и видам, производится классификация документов.

Классификация документов закрепляется в номенклатуре дел — списке наименований дел, заводимых в делопроизводстве общеобразовательного учреждения, с указанием сроков их хранения. Формирование дел — группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел. Формирование дел осуществляется в канцелярии общеобразовательного учреждения. При формировании дел требуется строго определять состав документов, включенных в дело. Включение в дело документов, не относящихся к нему, а также черновиков, вариантов, копий, вырезок из газет и журналов и документов, подлежащих возврату, не допускается.

В процессе группировки документов в деле проверяется правильность их оформления (наличие подписей, даты, индекса, заверительной надписи и т.д.). Недооформленные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю на доработку.
Документы постоянного и временного срока хранения формируются в разные дела.

В деле группируются документы одного календарного (01.01 — 31.12) года. Исключение составляют переходящие дела (дела по вопросам, которые решаются несколько лет).

Расположение документов внутри дел производится в хронологическом порядке, при котором наиболее ранние документы располагаются в начале года.

Распорядительные документы группируются в деле по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Приказы по основной деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу (назначение, перемещение, увольнение сотрудников) и от приказов об отпусках, командировках и т.д.

Протоколы располагаются в делах в хронологическом порядке по номерам в пределах учебного (01.09 — 31.08) года.

Планы, отчеты, сметы группируются отдельно от проектов и черновиков этих документов и должны храниться с делами того года, на который (за который) они составлены.

Документы в личных делах располагаются в следующем порядке:

• заявление о приеме на работу;
• направление или представление;
• анкета;
• листок по учету кадров;
• автобиография;
• документы об образовании;
• аттестационный лист;
• выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
• дополнение к личному листку по учету кадров (в него вносятся данные о получении премий или наложении взысканий, о награждении и т.д.).

В личное дело не помещаются копии приказов о наложении взысканий, справки о состоянии здоровья и с места жительства, заявления об отпусках, копии приказов об отпусках и другие документы второстепенного значения.

Лицевые счета сотрудников группируются в самостоятельные дела в пределах календарного года и располагаются в них по алфавиту фамилий.

Переписку следует группировать в дела за период календарного года. В дело переписки помещаются все документы, возникшие в ходе решения вопроса. Переписка систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.
Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке, визируется руководителем архива, подписывается руководителем службы документационного обеспечения управления, согласовывается с экспертной комиссией организации (при наличии).

Организации, передающие документы на государственное хранение, передают проект номенклатуры на согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива.