Лист ознакомления работника с должностной инструкцией

Лист ознакомления с инструкцией

Лист ознакомления

Цели разработки инструкций:

определение функций, задач и полномочий сотрудников МГТУ;
рациональное разделение труда;
правильный подбор кадров, их расстановка и использование;
укрепление трудовой дисциплины;
повышение эффективности деятельности Предприятия;
создание организационно-правовой основы служебной деятельности сотрудников;
обеспечение объективности при аттестации сотрудника, его поощрении и при наложении на него дисциплинарного взыскания.

На каждую должность, включенную в штатное расписание, разрабатывается должностная инструкция.

Допускается не разрабатывать инструкции для работающих временно (не более трех месяцев) и по трудовому соглашению.

Инструкция не должна противоречить положению о подразделении, в состав которого входит должностная единица.

Должностная инструкция утверждается Ректором МГТУ.

Основанием для разработки должностной инструкции служит создание или изменение штатного расписания (ввод новой должности), а также повлекшие изменения деятельности (основных задач и функций подразделений) при реорганизации (изменение организационной структуры).

Основанием для изменения (актуализации) должностной инструкции является несоответствие инструкции требованиям, установленным настоящим документом. Должностная инструкция пересматривается при необходимости внесения изменений, но не реже 1 раза в 5 лет.

Причиной внесения изменений может быть изменение перечня обязанностей и прав, мер ответственности, т.е. содержания инструкции.

При изменении наименования юридического лица, структурного подразделения или наименования должности утверждается новая должностная инструкция.

Решение о разработке должностных инструкций может быть принято как в устной, так и в письменной форме (приказ, распоряжение, служебная записка и т.д.)

Разработка (внесение изменений), согласование и утверждение должностной инструкции

Разработчиками должностных инструкций являются руководители структурных подразделений.

Ответственность за разработку должностных инструкций, а также за внесение в нее изменений несет разработчик (руководитель подразделения).

Изменения вносятся аналогично порядку внесения изменений в инструкции (см. п.

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Требования к структуре и содержанию должностной инструкции

Оформление должностной инструкции производится в соответствии с Методическими указаниями по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ.

Должностная инструкция должна включать следующие структурные элементы в указанной последовательности:

титульный лист*;
лист ознакомления* (вновь принятого на соответствующую должность сотрудника);
лист учета корректуры* (для отражения вносимых в должностную инструкцию изменений);
лист учета экземпляров* (для отражения количества контролируемых экземпляров действующей должностной инструкции);
сокращения, обозначения и определения;
общие положения;
квалификационные требования;
должностные обязанности;
права;
ответственность;
перечень нормативных документов, на основании которых разработана должностная инструкция;
визы разработчика и согласование должностной инструкции.

Раздел «Сокращения, обозначения и определения» содержит все сокращенные наименования, названия, встречающиеся в должностной инструкции.

Раздел «Общие положения» должен включать:

полное наименование должности;
указание категории сотрудника МГТУ соответствующей должности;
порядок избрания, назначения, утверждения на должность (в соответствии с определяющими такой порядок нормативными документами);
подчиненность;
руководящие нормативные документы (приводятся руководящие документы, материалы, знание которых необходимо для работы в указанной должности, т.е. чем руководствуется в своей деятельности);
требования к знаниям (приводятся знания, умения, навыки выполнения работы, необходимые для работы в обозначенной должности, т.е. должен знать);
порядок замещения должности в случае временного отсутствия.

Раздел “Квалификационные требования” содержит требования к квалификации специалиста, принимаемого (назначаемого) на должность.

Раздел «Должностные обязанности» должен содержать основные задачи и функции, выполняемые сотрудником в соответствии с должностью и исходя из Политики в области качества.

В разделе «Права» перечисляются основные права в соответствии с нормативными документами РФ и МГТУ, например:

знакомиться с проектами решений руководителя структурного подразделения, проректоров, Ректора МГТУ, касающихся деятельности структурного подразделения, в котором он выполняет свои обязанности или участка выполняемой им работы;
присутствовать на заседаниях, собраниях структурного подразделения, советах МГТУ (Факультета, Морской академии, Ученого совета, филиала) по вопросам деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом;
участвовать в обсуждении вопросов относительно исполняемых им обязанностей;
вносить на рассмотрение руководителя структурного подразделения предложения по улучшению деятельности структурного подразделения и МГТУ в целом и совершенствованию методов работы коллектива; замечания по деятельности структурного подразделения; варианты устранения имеющихся в деятельности структурного подразделения недостатков;
осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений;
запрашивать лично или по поручению руководителя структурного подразделения от иных структурных подразделений информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей;
привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на структурное подразделение (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет – то по согласованию руководством МГТУ);
запрашивать от руководителя структурного подразделения оказания содействия в исполнении должностных обязанностей, возложенных на него, и прав, ему предоставленных;
действовать от имени структурного подразделения и представлять его интересы во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями и другими организациями в пределах своей компетенции;
вносить на рассмотрение руководителя представления о назначении, перемещении и увольнении сотрудников структурного подразделения; предложения об их поощрении или о наложении на них взысканий;
сообщать руководителям иных структурных подразделений о выявленных у вверенных им отделов недостатках;
иные права с учетом специфики выполняемых сотрудником должностных обязанностей.

В разделе «Ответственность» указывается ответственность в соответствии с законодательством РФ, Уставом МГТУ, Положением о структурном подразделении (факультете, кафедре, управлении, отделе, службе и т.д.) и другими внутренними нормативными документами МГТУ за несоблюдение своих должностных обязанностей в виде либо общих, либо конкретных случаев неисполнения или ненадлежащего исполнения должностных обязанностей, указанных в должностной инструкции.

Далее приводится перечень документов, на основании которых должностная инструкция разрабатывалась, например «Должностная инструкция разработана в соответствии Трудовым кодексом РФ, Квалификационным справочником должностей, руководителей и других служащих, утвержденного Постановлением Минтруда России от 21.08.1998 г. №37, ….»

Читать еще: Сколько перечисляется мат капитал за жилье

Далее приводятся визы разработчика и согласователей с указанием должности и даты разработки и согласования соответственно.

В случае необходимости должностная инструкция рассылается в подразделения в порядке, аналогичном рассылке инструкций (см. п. 5.3.5.).

Запись об ознакомлении с должностной инструкцией делается в заявлении сотрудника о приеме на работу (трудовом договоре).

Руководитель подразделения индивидуально знакомит с содержанием утвержденных должностных инструкций, в т.ч. при их изменении, всех сотрудников подразделения под роспись, о чем делается соответствующая отметка в Листе ознакомления.

Контрольный экземпляр должностной инструкции хранится в Отделе кадров личного состава Управления по работе с кадрами МГТУ.

Держатели и места хранения учтенных экземпляров определяются начальником Управления по работе с кадрами.

Учтенным экземплярам присваивается номер в соответствии с порядковым номером подразделения по номенклатуре подразделений МГТУ (Методические указания по оформлению внутренних нормативных документов МГТУ).

Срок хранения должностных инструкций определяется архивом МГТУ.

Образцы Типовых должностных инструкций профессорско-преподавательского состава приведены в альбоме Типовых должностных инструкций ППС, хранимом в отделе кадров личного состава управления по работе с кадрами МГТУ.

Производится по результатам внутренних проверок (аудитов), а также в случае изменения структуры МГТУ, подчиненности, изменения фронта работ.

Ответственным за анализ и актуализацию должностных инструкций является руководитель структурного подразделения.

6. Формы документов, приложения

Отчетными формами данной процедуры являются:

Перечень действующих внутренних нормативных документов;
Лист ознакомления (является обязательной частью документа);
Доклад о несоответствии;
Извещение об изменении/отмене действия документа (приказ);
Лист согласования и/или проект изменений документа;
Лист корректуры.

Образец номенклатуры дел структурного подразделения МГТУ

Лист ознакомления с должностной инструкцией

Нормы закона

К сожалению, трудовое законодательство РФ не содержит разъяснений по применению одного из важнейших документов, таких как должностная инструкция. Ведь в рамках ст.57 ТК РФ круг обязанностей теперь можно закрепить и в соглашении о сотрудничестве.

Однако многие работодатели, помня советские времена, по-прежнему оформляют инструкции, используя их в качестве приложения уже к договору, таким образом придавая им законную силу.

При этом стоит отметить, что несмотря на то, что создание ДИ не является обязательным и, соответственно, за ее отсутствие каких-либо санкций не последует, негативные последствия возможны.

недопонимание сторон о пределах своих полномочий;
принятие решений, нарушающих права работника, учитывая, что подробного перечня своих обязанностей без ДИ он может и не знать;
возможность судебного разбирательства ввиду отказа в трудоустройстве на основании отсутствия соответствующей квалификации, которая в инструкции, кстати, оговорена.

То есть посредством должностной инструкции как труженик, так и работодатель обезопасят себя не только от межличностных проблем, но и неисполнения необходимого объема работы, который именно в ДИ и будет закреплен, не говоря уже о других аспектах будущего сотрудничества.

Форма приказа об изменении должностных инструкций — тут .

Должностные инструкции используются во многих компаниях в связи с тем, что трудовой договор содержит только краткую характеристику трудовой функции, но не закрепляет полный перечень обязанностей, а также еще ряд аспектов, таких как полномочия, требования к квалификации и порядок взаимодействия с другими службами.

Именно поэтому в связи с многочисленными вопросами Роструд РФ разработал несколько рекомендательных писем, в частности:

№ 3042-6-0 , в котором указано, что ДИ может быть являться как самостоятельным документом, так и приложением к трудовому соглашению со всеми вытекающими обязательствами;
№ 4412-6 , в котором приведен порядок внесения изменений в уже имеющуюся инструкцию с учетом норм закона.

Также в упомянутой норме указано, что после приема на работу работник обязательно должен быть ознакомлен в ДИ только письменно, но вот способ ознакомления выбирает уже работодатель исходя из норм локальных актов, а также кадровой политики компании.

Так, сотрудник может получить информацию о будущем круге обязанностей и поставить свою роспись в подтверждение ознакомления с ДИ следующими способами:

проставлением подписи на самой инструкции, что случается достаточно редко и только, если ДИ является именной;
посредством журнала, в котором указываются основные сведения о самой инструкции, а также данные о каждом работнике, занимающем одну и ту же должность, а соответственно и выполняющим обязанности в режиме определенной инструкции;
листком ознакомления, содержащим также данные обо всех тружениках, ознакомленных с инструкцией.

Должностная инструкция сроки ознакомления

Таким образом, в случае, когда стороны в трудовом договоре указывают на то, что должностная инструкция является приложением к трудовому договору, следует говорить не об ознакомлении работника с должностной инструкцией, а о подписании работником и работодателем двух экземпляров должностной инструкции, являющихся частью трудового договора, и передаче одного из них на руки работнику, вместе с экземпляром трудового договора.

Раздел «Должностные обязанности» В разделе «Должностные обязанности» перечислите все обязанности, возлагаемые на сотрудника в соответствии с практикой распределения трудовых функций, сложившейся в структурном подразделении.

При составлении раздела можете использоватьОбщероссийский классификатор занятий ОК 010-93, утвержденный постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. № 298, и Квалификационный справочник, утвержденный постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

В них приведен примерный перечень обязанностей различных должностей.

Раздел «Права» В разделе «Права» пропишите перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает сотрудник при исполнении должностных обязанностей.

Важно Учитывая, что руководитель организации распределяет обязанности между своими заместителями, при этом может передать в соответствии с уставом, учредительными документами, часть своих обязанностей для исполнения заместителям, указание в должностной инструкции о непосредственном подчинении работника руководителю и его заместителям не является нарушением трудового законодательства.

Обязанностью работодателя, в соответствии со ст. 68 ТК РФ, является ознакомление работника с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью при приеме на работу (до подписания трудового договора). Соответственно, работник знакомится с должностными обязанностями под роспись непосредственно в самом трудовом договоре либо должностной инструкции.

Читать еще: Процедура увольнения в связи со смертью работника

Привлечь сотрудника к ответственности за отказ подписать новую должностную инструкцию работодатель также не вправе, поскольку обязанность знакомить сотрудника с документами, касающимися его работы, возложена на самого работодателя.

Сходной обязанности сотрудника в обязательном порядке знакомиться с документами работодателя в процессе труда Трудовой кодекс РФ не устанавливает.

Следовательно, если сотрудник отказывается подписывать должностную инструкцию, то дальнейшие действия должны зависеть от событий, которые этому предшествовали, а также от способа, которым утверждена инструкция (как самостоятельный локальный акт или как приложение к трудовому договору).

Рассмотрим все существующие варианты, при которых сотрудник может отказаться подписывать должностную инструкцию: Все о Листе ознакомления с графиком отпусков вы узнаете, если прочитаете материал по ссылке. 1.

Можно ли подписи работников фиксировать в журнале ознакомления с локальными нормативными актами, или обязательно нужно ставить подпись в должностной инструкции? Несмотря на то, что в Трудовом кодексе РФ не содержится упоминания о должностной инструкции, она является важным документом, содержанием которого является не только трудовая функция работника, круг должностных обязанностей, пределы ответственности, но и квалификационные требования, предъявляемые к занимаемой должности.

ТК РФ по соглашению сторон в трудовой договор могут также включаться права и обязанности работника и работодателя, установленные трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, а также права и обязанности работника и работодателя, вытекающие из условий коллективного договора и соглашений.

Внимание В частности, это касается изменений трудового договора по причинам, связанным с: Изменение организационных или технологических условий труда К изменениям трудового договора по причинам, связанным со сменой организационных или технологических условий труда, можно отнести, например:

изменения в технике и технологии производства (например, внедрение нового оборудования, которое привело к уменьшению нагрузки сотрудника);
структурную реорганизацию производства (например, исключение какой-либо стадии производственного процесса);
иные изменения организационных или технологических условий труда, которые привели к уменьшению нагрузки сотрудника.

При этом запрещено менять трудовую функцию сотрудника. Об этом говорится в части 1 статьи 74 Трудового кодекса РФ.

Отличия от журнала

Безусловно, целесообразность создания журнала ознакомления с должностной инструкцией нельзя отрицать.

В то же время листок содержит данные только в разрезе одного документа, то есть инструкции по единственной должности.

То есть разница между журналом и листком заключается в масштабе: журнал предназначен для учета всех инструкций, а листок — только одной.

Как оформить лист ознакомления с должностной инструкцией (образец 2019)

Оформить лист ознакомления с должностной инструкцией, образец которого представлен ниже, совсем не сложно, учитывая, что речь идет о небольшой табличке с основными данными.

Форма и структура

Таблица должна содержать следующие графы:

порядковый номер;
Ф.И.О. сотрудника;
дата ознакомления;
подпись труженика, занявшего должность в очередной раз.

Как правило, оформлением и последующим учетом должностных инструкций занимается отдел по персоналу — в частности, один из работников отдела, уполномоченный на подобные действия.

То есть именно он создает табличный вариант листка и прикрепляет его на каждую инструкцию, а вот последующие записи об ознакомлении вносят сами сотрудники, которые после прочтения ставят подпись и дату.

Для каких целей нужна справка 2-НДФЛ? Узнайте тут .

Типовая должностная инструкция главного бухгалтера — в этом материале.

Заполнить листок ознакомления совсем не сложно, учитывая, что необходимо внести всего лишь краткий спектр сведений, а именно, фамилию имя отчество сотрудника и дату прочтения инструкции с дальнейшим проставлением подписи собственноручно.

Лист ознакомления с инструкцией