Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска

Замещение работника на время отпуска

Каждый работник в организации выполняет ряд обязанностей. При этом любой сотрудник имеет право на отдых, такой как ежегодный отпуск. Также отсутствовать на рабочем месте работник может во время болезни или декретного отпуска. В таких ситуациях на его должность временно назначают другого сотрудника или нанимают нового по срочному договору. При таких обстоятельствах, прежде всего, следует правильно оформить документы для замещения. Об этом пойдет речь далее.

Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска ТК РФ

При уходе работника в отпуск требуется возложение его обязанностей на другого сотрудника. В соответствие с Трудовым кодексом, существуют 4 варианта для решения этого вопроса:

  • перевести другого сотрудника на время, когда второй отсутствует;
  • оформить работу по совместительству;
  • предложить совмещение с доплатой;
  • нанять нового работника, подписав срочный договор.

Перевод означает изменение функций работника на время отпуска другого сотрудника. Регламентируется такое действие ст. 71 ТК РФ. Чтобы оформить срочный договор необходимо учитывать положения, указанные в ст. 59 ТК РФ. Совместительство предполагает выполнение определенных обязанностей во время, отличное от основной работы на основе ст. 66 ТК РФ. Наконец, совмещение осуществляется наряду с выполнением основных функций, учитывая предписания ст. 60 ТК РФ. Также бывают случаи, когда заместить нужно работника, который работал по срочному договору. При этом работодателю обязательно нужно оформить служебную записку.

Кто может замещать главного бухгалтера и директора на время отпуска?

Директор организации и главный бухгалтер, как и остальные работники, вправе на отпуск или больничный. Если у данных начальников есть заместители, то именно для них предполагается замещение. При наличии нескольких заместителей руководитель должен оформить приказ о назначении конкретного лица, либо распределить, какие обязанности будет выполнять каждый.

В случае, когда должность заместителя не предусмотрена на предприятии, то имеет место оформление приказа на замещение на то время, пока директор или главный бухгалтер отсутствуют. Замещать директора могут сотрудники руководящего состава, например, главный инженер, финансовый директор, директор по персоналу. Относительно главного бухгалтера, то чаще всего его функции выполняет финансовый директор или бухгалтер. При его долгом отсутствии могут нанять нового сотрудника, имеющего такую профессию.

Образец приказ на замещение на время отпуска

Замещение на время отпуска любого работника требует оформление соответствующего приказа, содержащего следующие сведения:

  • причина, из-за которой следует замещение;
  • данные сотрудника, который отсутствует и который будет его замещать на время;
  • сроки выполнения обязанностей по замещению;
  • трудовые функции нового работника;
  • номер приказа, дата, подпись замещающего сотрудника;
  • подпись работника, уходящего в отпуск.

Заявление на замещение на время отпуска — образец

Сотрудник, который будет замещать своего коллегу, должен дать согласие на это. Прежде всего следует словесная договоренность о сроках и оплате такой работы. После этого заместителю следует написать заявление с просьбой выполнения чужих обязанностей. Как его нужно оформлять? Унифицированной формы оно не имеет.

Необходимо составить его по следующему принципу:

  • указать, кому адресуется заявление, включая ФИО руководителя, должность и название компании;
  • зафиксировать от кого оно исходит, то есть ФИО и должность заместителя;
  • написать наименование документа;
  • указать просьбу стать заместителем на время отпуска коллеги;
  • прописать сроки замещения и должность, которую будет занимать;
  • дата и подпись со стороны заявителя.

Доплата за замещение на время отпуска

При оформлении замещения работника, который отсутствует, первым вопросом становится то, в каком размере будет доплата и положена ли она вообще. Нужно понимать, каким образом происходит эта процедура. Это значит, что зависит все от того, освобождается ли новый сотрудник от своих предыдущих обязанностей или нет. При выплате дополнительной суммы расчет происходит на основе договоренности между руководителем и заместителем.

Итак, если заместитель будет оформлен переводом и при этом будет освобожден от своих обычных функций, то доплата чаще всего не предусматривается. Однако в ТК РФ указано, что зарплата заместителя устанавливается не меньше той, которая была у него до факта замещения. Обязательная доплата предусмотрена только при совмещении должностей. Согласно ст. 151 размер ее устанавливается по соглашению, а никаких формул расчета не предусмотрено.

Таким образом, когда работник отсутствует на работе в связи с отпуском, на его место находят другого сотрудника для исполнения обязанностей временно. Такое замещение оформляется согласно законодательным нормам, а также в ряде случаев предусматривается доплата, прописанная в соглашении.

Похожее

Первый год работы также наделяет человека правом на отдых, а нанимателя обязанностью предоставления отпускного периода.…

Бывают ситуации, когда требуется сотрудника или студента отозвать из трудового отпуска по причине непредвиденных обстоятельствах…

Не все сотрудники увольняются по своей воле или иным обоснованным причинам. Бывают случаи, когда разорвать…

На проведение свадьбы сотруднику полагаются свободные от работы дни. Сколько по закону составит отпуск при…

График, действующий в условной организации, предусматривает очередность в предоставлении основного отпуска. Любого сотрудника, при этом,…

Все вопросы, связанные с условиями труда и отдыха, четко регламентируются главным правовым актом этого направления…

Замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по Трудовому Кодексу РФ

Уход основного сотрудника в отпуск всегда негативно сказывается на деятельности предприятия. Чтобы исключить или минимизировать расходы, компания может на время отсутствия основного работника нанять другого человека, который будет исполнять его обязанности.

Читать еще:  Сроки отказа от договора аренды

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь к консультанту:

+7 (812) 317-50-97 (Санкт-Петербург)

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Это быстро и БЕСПЛАТНО!

Для этого требуется заключить трудовой договор. В нем должны быть прописаны все условия и работа, исполнение которой является обязательным.

Что говорится в кодексе

Для разрешения данной ситуации в ТК России предусмотрено сразу 4 варианта, позволяющие заменить временно отсутствующего человека:

  • временный перевод другого сотрудника компании на освободившуюся должность. С человека снимаются обязанности по выполнению своей основной работы;
  • работа по совместительству. Данный вариант может быть предложен, как работнику самой компании, так и человеку из другой организации. Новые обязанности человек будет выполнять только в свободное от основной работы время, например, в выходные или после завершения основного рабочего времени;
  • найм нового сотрудника путем подписания срочного договора, действующего до выхода основного работника. Данный вид трудоустройства предполагает полную занятость человека на предприятии;
  • предложение другому человеку о выполнении обязанностей ушедшего в отпуск сотрудника, за что будет вноситься доплата. В соответствии со ст. 60.2 ТК РФ человек должен производить выполнение своих и дополнительно возложенных на него обязанностей в основное рабочее время.

Какой способ выбрать решает только сам руководитель, в зависимости от того, какой вариант будет более предпочтителен для компании. Независимо от принятого решения, данные действия должны быть официально оформлены.

Порядок оформления

Замена временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ невозможна без официального оформления и наличия: служебной записки, согласия сотрудника и приказа. К их оформлению нужно отнестись с особой ответственностью, так как при наличии каких-либо ошибок или недостоверной информации документ будет признан недействительным.

Написание служебной записки

На законодательном уровне не установлена единая форма служебной записки, что позволяет использовать фирменный бланк или составлять ее в свободном виде.

Любая служебная записка должна содержать в себе информацию:

  • о человеке, на имя которого составляется документ, чаще всего это гендиректор. В данном пункте необходимо указать ФИО без сокращений, а также полное наименование организации;
  • о дате составления записки;
  • о наименовании документа. Например, «Служебная записка о принятии обязанностей другого сотрудника на время отпуска»;
  • о причинах, по которым возникла необходимость замены сотрудника. В данном пункте указывается факт ухода работника, ранее занимавшего должность, в отпуск;
  • о ФИО человека, который будет временно исполнять обязанности;
  • о ФИО гражданина, составившего записку. Здесь же необходимо указать занимаемую должность и поставить подпись.

После полной проверки всех данных записка должна быть передана руководителю для рассмотрения, подписания и проведения дальнейшей процедуры оформления.

Образец:

Согласие работника

Возложение на человека дополнительной работы в связи с совмещением на время отсутствия основного работника возможно только после получения согласия, оформленного в письменном виде

Они указывают на то, что сотрудник сам согласился взять на себя часть или все обязанности человека, находящего в отпуске. В противоположном случае возложение работы со стороны руководителя будет считаться незаконным.

Сотрудник может сам направить руководителю документ с просьбой возложения новых обязанностей при условии наличия дополнительной платы. В заявлении необходимо указать:

  • наименование организации;
  • ФИО человека, которому адресован документ;
  • ФИО и должность составителя заявления;
  • название документа. Например, «Заявление на замещение на время отпуска»;
  • изложить просьбу с указанием ФИО сотрудника, которого требуется заменить. Например, «По причине ухода в отпуск Смирнова К.Р. прошу возложить на меня его обязанности менеджера по продажам в период с 03.05.2018 по 30.05.2018 за дополнительную оплату в порядке совмещения должностей»;
  • дату составления документа.

В конце должна быть поставлена подпись заявителя. Сам руководитель может направить сотруднику предложение о совмещении должностей на определенный период.

В такой ситуации человек обязан полностью ознакомиться с документом и, в случае согласия, подписать его. В данном документе должен быть указан полный временной период, а также размер положенной доплаты.

Образец:

Приказ

Сотрудник может приступать к исполнению новых обязанностей только после издания и вступления в силу приказа. Он издается директоров организации.

В приказе должна быть указана информация:

  • о наименовании компании;
  • о названии и номере документа;
  • о месте и дате составления приказа;
  • об основаниях для издания приказа. Обычно указывается: служебная записка, согласие работника или допсоглашение к ранее заключенному договору трудоустройства;
  • о причинах, по которым происходит замещение отсутствующего работника;
  • о точном периоде, когда сотрудник будет выполнять дополнительную работу;
  • о наличии доплаты и ее размере. Чаще всего указывается в процентном соотношении от должностного оклада;
  • о ФИО руководителя организацией;
  • о ФИО сотрудника, который будет выполнять дополнительную работу.

В конце документа должна стоять подпись руководителя. Кроме этого, работник должен быть ознакомлен с приказом, о чем будет свидетельствовать подпись.

Образец:

Как производится оплата

Расчет доплаты, которую получит человек за выполняемую дополнительно работу, возлагается на бухгалтера организации, в которой производится процедура оформления совмещения должностей или совместительства.

Читать еще:  Как восстановить гелевый аккумулятор: ремонт своими руками

Стандартная формула, используемая при расчете:

Чаще всего оплата производится в зависимости от конечного объема выполненной работы или с учетом отработанного времени.

Пример расчета

Условия:

  • в организации менеджер по продажам ушел в отпуск на 20 дней в мае 2019 года;
  • за это время будет 14 рабочих дней;
  • его оклад составляет 20 000 рублей;
  • на время отпуска его обязанности возлагаются на другого человека в порядке совместительства;
  • за выполнение требуемого объема работы человек будет получать доплату в размере 50% от оклада.

От данной суммы требуется вычесть НДФЛ в размере 13%, а также произвести начисление страховых взносов в размере 30%.

Кто замещает директора

Руководитель в качестве своей замены может выбрать любого человека, который обладает достаточными знаниями для решения повседневных задач.

Чаще всего роль такого человека выполняет замдиректора. Ему потребуется проводить заключение и подписание договор, внутренних и внешних документов, отчетов. Иногда круг обязанностей расширяется представлением компании в органах власти или суде.

Для возложения обязанностей на другого человека директор должен издать соответствующий приказ, в котором указывается:

  • причина и точный временной период;
  • суть приказа;
  • дата, когда человек должен приступить к выполнению новой работы.

При желании в приказе указывается точный круг обязанностей человека. В конце документа должна быть подпись руководителя и временного заместителя.

Уход сотрудника в отпуск всегда сопровождается уменьшением объема выполненной работы по контурному направлению деятельности компании.

Чтобы этого избежать руководитель может произвести временную замену ушедшего в отпуск работника другим человека, как новым, так и уже работающим в организации. Вся процедура замещения должна иметь официальное оформление в соответствие с действующим законодательством.

Видео по теме:

  • В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
  • Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!

  1. Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
  2. Позвоните на горячую линию:
    • Москва и Область – +7 (499) 110-56-12
    • Санкт-Петербург и область – +7 (812) 317-50-97
    • Регионы – 8 (800) 222-69-48

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.

Правила замещение временно отсутствующего работника на время отпуска по ТК РФ — образцы документов и важные тонкости

При уходе в отпуск на время отсутствия может потребоваться замещение. Обязанности человека, который отправился отдыхать, будет выполнять другой сотрудник.

Существуют разные способы замещения: временное, совмещение должностей, увеличение объёма задач. Работодатель возлагает обязанности временно отсутствующего человека на другого работника.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Как возложить обязанности временно отсутствующего работника по ТК РФ?

Начальство может использовать любой удобный способ замены отпускников.

Важно! Имеется несколько вариантов замещения сотрудника, и каждый обладает своими особенностями. Работодатель может выбрать любой удобный для компании метод.

Способы замещения отсутствующего сотрудника на время ежегодного отпуска:

  • Совмещение должностей. В этом случае сотрудник будет совмещать обязанности отпускника вместе со своей обычной работой.
  • Совместительство. Человек будет тратить своё свободное время на задачи отдыхающего сотрудника. Допустим, совместитель будет оставаться после работы или приходить в выходные дни.
  • Временный перевод. Сотрудник компании будет выполнять только обязанности отпускника. Свою работу в этот период он делать не станет.
  • Приём временного работника. Заключается срочный договор на срок отпуска гражданина. Для выполнения обязанностей временно отсутствующего сотрудника привлекается посторонний человек.

Вне зависимости от выбранного способа замещения понадобится официальное оформление изменений в организации. Для этого используются специальные документы, о которых пойдёт ниже речь.

Образец служебной записки на исполнение дел основного работника

Служебная записка на исполнение обязанностей отсутствующего и возложение их на другое лицо не во всех случаях используется.

Однако она является удобным документом, который применяется внутри компании.

Нет конкретных требований к составлению служебки, однако при написании стоит придерживаться образца, представленного ниже.

С его помощью будет легче составить служебную записку, которая в будущем позволит зафиксировать решения руководителей.

В служебной записке о возложении обязанностей одного лица на другого на период отпуск следует обязательно уточнить следующие моменты:

  1. Кому направляется документ. Допустим, генеральному директору (ФИО).
  2. Дата оформления.
  3. Название документа, к примеру, служебная записка о возложении обязанностей на время отпуска.
  4. Причина замещения сотрудника.
  5. Кто будет исполнять роль заместителя.
  6. От кого направляется записка, должность и подпись данного лица.

В компании может быть свой установленный образец служебной записки. Если же его нет, тогда документ будет иметь свободную форму, однако вышеописанные данные потребуется в него включить.

Скачать образец служебной записки о замещении отсутствующего работника — word:

Образец заявления о согласии

Дополнительная работа на условиях совмещения на период отсутствия основного работника в связи с отпуском назначается только после получения согласия замещающего лица.

Потому как работник должен быть не против того, чтобы на время взять на себя больше обязанностей.

Человек может сам направить заявление, в котором попросит возложить на себя задачи отпускника.

В этом случае следует указать получателя, а также отправителя с уточнением должностей и ФИО.

Далее пишется название документа («Заявление»), после нужно изложить суть просьбы.

Текст может выглядеть следующим образом: «В виду ухода в отпуск Иванова И. И. прошу за дополнительную оплату возложить на меня с 04. 04. 2019 до 15.04.2019 его обязанности секретаря в порядке совмещения должностей».

Обязательно надо поставить дату подачи заявки и свою подпись.

Важно! Сам работодатель может направить работнику предложение о совмещении должностей на период замещения отсутствующего.

В этом случае человека уведомят, что имеется возможность временно выполнять обязанности сотрудника. Также укажут, какая положена за это доплата. Если сотрудник согласен на предложение, ему понадобится поставить свою подпись.

Образец заявления о согласии на совмещение должностей и исполнение обязанностей другого лица, находящегося в отпуске — word:

Образец приказа

Обязательно должен присутствовать приказ по поводу совмещения обязанностей. В нём следует указать причины, по которой происходит замещение сотрудника.

Также нужно прописать даты, когда другой работник будет выполнять обязанности отпускника.

Указывается, будет ли человеку делаться доплата, а также перечисляются дополнительные условия.

Нужно указать, на каких основаниях создаётся приказ: служебная записка, личное согласие, дополнительное соглашение к трудовому договору.

Далее указываются данные директора и тех людей, с которыми решение было согласовано. Они должны поставить свою подпись, чтобы приказ вступил в силу. Также самого сотрудника обязаны ознакомить с этим документом.

Скачать образец приказа о возложении обязанностей на время отпуска — word:

Как рассчитать доплату за совмещение должностей?

Вопросом доплаты за дополнительные обязанности, возлагаемые на работника, занимается организация, которой потребовалось оформить совмещение или совместительство.

Существуют различные способы рассчитать сумму, которую придётся отдать сотруднику за дополнительную работу.

Можно платить в зависимости от фактически выполненного объёма задач либо рассчитать деньги по отработанному времени.

Для удобства приведём возможный вариант оплаты труда.

Пример расчета

Условия:

  • В магазине кассир ушёл в отпуск на две недели в феврале 2019 года.
  • За этот период будет 10 рабочих дней.
  • Он имеет оклад 15 120 рублей.
  • На период отпуска обязанности кассира возлагаются на другого сотрудника в порядке совместительства.
  • За больший объем работы ему полагается доплата. За работу по совместительству начальство платит 50% от оклада.
  1. Для расчёта размера доплаты за замещение данного лица на время отпуска используется следующая формула: 15 120 х 50% / 18 рабочих дней в феврале = 420 руб.
  2. За день в феврале совместителю будут платить 420 рублей. Это означает, что за 10 рабочих дней удастся получить 4 200 рублей.
  3. Дополнительно следует вычесть НДФЛ 13%, а также начислить страховые взносы по общей ставке 30% плюс 0.2% в ФСС за травматизм.

По такому принципу начальство может провести расчёт денежного вознаграждения, которое будет положено за совмещение должностей. Конкретная сумма заранее прописывается в документах, поэтому сотрудник может предварительно ознакомиться с размером доплаты.

Если директор уходит отдыхать

Директор организации имеет право уйти в отпуск, однако перед этим он должен возложить свои полномочия на другого сотрудника.

Выбрать можно любого работника компании, который имеет достаточно знаний для выполнения задач. Нередко в компании имеется заместитель директора, и именно на него возлагают обязанности.

В число задач входит подписание договоров, документов и отчётности. Также может потребоваться представлять компанию в государственных органах и судах.

Чтобы переложить обязанности, директору понадобится издать приказ о временном исполнении задач руководителя замещающим сотрудником.

В документе прописывается дата, а также причина, по которой временно уходит директор. Далее потребуется приказать возложить на другого работника обязанности директора. Указывается конкретный период, когда требуется замещение. При желании можно уточнить, какие именно полномочия передаются заместителю.

Образец приказа о возложении обязанностей генерального директора на время отпуска — скачать:

После того, как приказ вступит в силу, директор сможет уйти в отпуск. В это время вместо него будет выполнять задачи замещающий человек.

Лучше всего, когда им выступает штатный заместитель, потому как у него обязанности на период отпуска директора будут прописаны в трудовом договоре. Однако можно выбрать и другого подходящего сотрудника компании.

Полезное видео

Как оформить замещение временно отсутствующего работника по ТК РФ, как передать исполнение обязанностей другому сотруднику — смотрите в видео:

При уходе работника в отпуск необходимо подобрать ему замену для исполнения обязанностей в период отсутствия. Руководство выбирает удобный способ замещения на свое усмотрение. Главное — правильно оформить документы и получить согласие замещающего лица в письменном виде.

За дополнительную работу полагается доплата, размер которой определяется внутренними нормативными актами компании.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблему – напишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

+7 (499) 938-43-28 – Москва – ПОЗВОНИТЬ

+7 (812) 467-43-31 – Санкт-Петербург – ПОЗВОНИТЬ

8 (800) 511-52-74 – Другие регионы – ПОЗВОНИТЬ

голос
Рейтинг статьи
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector