Печати и штампы как вести учет

Списание печати организации

Учет печатей и штампов в бухгалтерском учете

У отдельных предприятий всего одна печать, а у некоторых, чья деятельность более масштабна, есть нужда в применении нескольких разных печатей. Возникает необходимость учета печатей и штампов в бухгалтерском учете, имеющихся в распоряжении у данного предприятия. Эти вопросы на законодательном уровне регулируются особой Инструкцией.

Ответственность за пользование и хранение печатей и штампов, согласно закону, полностью ложится на плечи руководителя предприятия. Если руководитель меняется, то актом передаются печати. Руководитель вправе приказом переложить ответственность за хранение и пользование печатей на своего подчиненного работника, например, чтобы учетом печатей и штампов в бухгалтерском учете ведал главный бухгалтер.

Ответственность за хранение печатей и штампов

Штампы и печати, как правило, хранят в сейфах или металлических шкафах. В случае потери печати об этом следует как можно быстрее уведомить правоохранительные органы.

В соответствии с п. 3.2.6 Инструкции, предприятия могут владеть только одним экземпляром основной металлической или каучуковой печати. Однако крупным предприятиям, со сложной организационной структурой, недостаточно одного экземпляра печати для повседневной деятельности. Тогда изготавливаются дополнительные печати. Изготовление таких печатей возможно после выданного приказа по предприятию, где приводятся обоснования необходимости изготовления, определяются перечень и виды печатей, и идет назначение ответственных лиц.

Печати и штампы — это нефинансовые активы. Существующие позиции по учету данного имущества, как гласит бух. учет штампов и печатей, относятся к материальным запасам. Специалисты финансового ведомства сформулировали следующую правовую позицию: в компетенции получателя бюджетных средств лежит отнесение материальных ценностей к группе нефинансовых активов (материальные запасы или основные средства). Он принимает решение по данному вопросу в соответствие с порядком ведения бухучета и несет ответственность за правильность принятых им решений.

Списание средств на печати и штампы

Каждая печать обойдется компании в пределах 40 000 руб. И хотя сроки ее использования будут больше года, такое имущество, как утверждает бухгалтерский учет штампов и печатей в организации, относится к запасам материально-производственного характера.

Цену приобретенной печати без НДС записывают вначале в дебет счета 10: субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». После чего сразу списывают потраченную сумму в графу по расходам обычного вида деятельности. Для бухгалтерской записи учета печатей и штампов в бухгалтерском учете использовать счет 26, если компания производит товары или оказывает услуги.

Операцию следует оформить либо актом на отпуск материалов, либо можно применить требование-накладную.

Чтобы контролировать бух. учет штампов, надо учитывать их на забалансовом счете. Любое предприятие использует учет печатей и штампов в бухгалтерском учете в ходе своей деятельности для подтверждения и заверки различного рода документации.

Учет печатей: от приобретения до списания

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно вести учет печатей и расходов на их изготовление? Подскажем в статье.

Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Вот его образец.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте совет.

Совет
Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 »Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно.

Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

В. Смирнова, руководитель департамента аудита АКГ »МЭФ-Аудит»

Входной НДС вы сможете принять к вычету в общем порядке на основании счета-фактуры. С налоговым учетом расходов также проблем не возникнет при условии, что вы их подтвердите документами. Отразите стоимость сертификата в составе прочих расходов текущего периода — опять же в полном размере (подп. 3 п. 7 ст. 272 Налогового кодекса РФ).

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные печати. Давайте разберемся, как вести учет печатей, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ. Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев». На нем ведется учет печатей до момента их списания.

Пример
Для бухгалтерии торговой компании ООО »Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность.

Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО »Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО »Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет »Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 »Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы. Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ. Соответственно учет печатей в бухгалтерском и налоговом учете различаться не будет.

Подтвердить расходы на изготовление печати помогут полученные от продавца акт выполненных работ или товарная накладная. А если печать получал представитель вашей компании по доверенности и он же расписался в подтверждающем бланке, приложите к первичке еще и ее.

Как списать печать

Рано или поздно печать попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить ее на другую, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

Когда же речь идет об уничтожении печати, сведения о которой вы внесли в специальный госреестр (так обычно делают, чтобы защитить оттиск от подделок), то проще воспользоваться услугами специализированной организации.

Ей вы заплатите небольшую сумму и госпошлину.

В бухгалтерском учете затраты на уничтожение печати отразите как управленческие расходы.

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором ведется учет печатей.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

При расчете налога на прибыль вы отразите расходы, если обратились к услугам специализированной организации. Потраченные суммы отнесите в полном объеме к косвенным расходам. То есть признайте в том же квартале (или месяце, если сдаете отчетность по налогу на прибыль ежемесячно), когда получили от исполнителя акт. Это позволяет сделать пункт 1 статьи 318 Налогового кодекса РФ.

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

От чего убережет: От нарушений правил ведения бухучета и расхождений в налоговых расчетах с бюджетом.

Если ваша компания на упрощенке

Советы, данные в этой статье, пригодятся и тем, кто уплачивает упрощенный налог. Ведь печать должна быть у любой компании.

В любой организации есть хотя бы одна основная печать. Но нередко приходится заказывать и дополнительные. А как правильно учитывать эти штампы и расходы на их изготовление? Подскажем в статье. Наши советы помогут и при смене старой печати на новую. Скажем, у компании изменились реквизиты или логотип. Кстати, тут не забудьте оформить приказ руководителя о смене оттиска и отнести его копию в банк, ИФНС и фонды. Образец есть ниже.

Если же вы обмениваетесь документами в электронном виде, о том, как учесть траты на приобретение цифровой подписи, читайте комментарий ниже.

Разъясняет Виктория Смирнова , руководитель департамента аудита АКГ «МЭФ-Аудит»

Как учесть расходы на приобретение квалифицированных виртуальных подписей

— Стоимость услуг по выдаче сертификата усиленной квалифицированной подписи — его вы покупаете в удостоверяющем центре — включите в состав управленческих расходов. Они, в свою очередь, формируют расходы по обычным видам деятельности согласно пункту 7 ПБУ 10/99. То есть стоимость оформления виртуальной подписи вы отразите по дебету счета 26 или 44. Причем без НДС. Заметьте: относить данную сумму на счет 97 «Расходы будущих периодов», чтобы списывать потом постепенно, не нужно. Даже несмотря на то, что пользоваться электронной подписью вы будете в течение нескольких периодов.

Как учитывать новые печати

Итак, допустим, вы только что получили изготовленные штампы. Давайте разберемся, на каком бухгалтерском счете их отразить и как поступить с расходами в налоговом учете.

В бухучете стоимость печати спишите в расходы как МПЗ

Каждая печать обойдется вашей компании явно не дороже 40 000 руб. И хотя срок ее использования будет наверняка больше года, такое имущество вы можете отнести к материально-производственным запасам. Такой подход полностью соответствует требованиям пункта 5 ПБУ 6/01.

Так что стоимость приобретенной печати без НДС запишите сначала в дебет счета 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности». И в тот же день спишите истраченную сумму в расходы по обычным видам деятельности. Для бухгалтерской записи используйте счет 26, если ваша компания оказывает услуги или производит товары. Торговые организации собирают расходы на счете 44. Эту операцию вы оформите либо актом на отпуск материалов, либо можете использовать требование-накладную.

Чтобы контролировать сохранность печати, учитывайте ее на забалансовом счете. Например, подойдет счет 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб., со сроком полезного использования свыше 12 месяцев».

Пример: Как отразить в бухучете приобретение печати

Для бухгалтерии торговой компании ООО «Капель» приобрели новую печать, так как прежняя пришла в негодность. Стоимость составила 3540 руб., в том числе НДС — 540 руб. Всю сумму, включая налог, бухгалтер перечислил на расчетный счет изготовителя 5 марта 2013 года.

В тот же день печать доставили в офис ООО «Капель» вместе с товарной накладной и счетом-фактурой. Документы составлены также 5 марта. Именно на эту дату бухгалтер ООО «Капель» сделал в учете следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51
— 3540 руб. — перечислены средства за печать для организации;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности» КРЕДИТ 60
— 3000 руб. — стоимость печати принята к бухучету;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
— 540 руб. — отражен входной НДС по приобретенным ценностям;

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19
— 540 руб. — принят к вычету входной НДС;

ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»
— 3000 руб. — стоимость печати списана в расходы по обычным видам деятельности;

ДЕБЕТ 013 «Активы стоимостью не более 40 000 руб. со сроком полезного использования свыше 12 месяцев»
— 3000 руб. — стоимость печати принята к забалансовому учету.

В налоговом учете также покажите материальные расходы

Стоимость печати без НДС вы сможете полностью включить в состав материальных расходов. Причем в тот самый момент, когда вы оформите отпуск печати актом или требованием-накладной. Другими словами, в налоговом учете вы покажете расход в тот же день, что и в бухгалтерском. Такой вывод следует из подпункта 3 пункта 1 статьи 254 Налогового кодекса РФ.

Что делать, если пришла пора уничтожить печать

Рано или поздно фирменный штамп попросту приходит в негодность. Или, как мы уже говорили, вы вынуждены заменить его на другой, с новыми реквизитами. В таком случае уничтожить старый штамп можно самостоятельно. Достаточно составить акт об уничтожении печати и приказ руководителя в свободной форме.

В бухгалтерском учете расходы на уничтожение печати отразите как управленческие

Если печать вы уничтожаете своими силами, то в учете вам достаточно сделать всего одну запись. А именно по кредиту забалансового счета, на котором вы учитываете штампы.

Вы решили воспользоваться услугами специалистов? Тогда потраченные на это суммы в бухучете отразите в составе управленческих расходов. Для этого сделайте такую запись:

ДЕБЕТ 26 (44) КРЕДИТ 60
— отражена стоимость услуг сторонней организации по уничтожению печати в бухучете.

В налоговом учете отразите расходы как косвенные

Татьяна Рублева — эксперт журнала « Главбух »

Печати и штампы как вести учет

Печать фирмы: изготавливаем, используем, утилизируем

канцелярия
склад
секретариат и т.д.

С помощью штампов в документах отражают реквизиты, адрес организации, регистрационный номер или другие служебные отметки, которые делать вручную долго и неудобно. Ограничений по числу штампов для организаций нет.В некоторых фирмах набор для оттисков оказывается очень объемным.

Юридическая значимость печатей высока, поэтому требуется контроль их местонахождения. Печати хранятся в сейфе, штампы можно оставлять в выдвижных ящиках. Обеспечить надзор за движением штемпелей во время работы помогает журнал учета печатей и штампов (далее Журнал).

Простые (вспомогательные) печати могут быть квадратными, круглыми, прямоугольными, треугольными, овальными. Лица, уполномоченные проставлять печать на документы должны знать, что оттиск печати, заверяющий подлинность подписи должностного лица ставится на свободном от текста месте, не захватывая личную подпись должностного лица. На документы финансового характера печать проставляется без захвата наименования должности и подписи, на специально отведенном месте.

Вспомогательные штампы хранятся в закрывающихся столах. Основные и простые (вспомогательные) печати, угловой (адресный) штамп хранятся в опечатываемых сейфах (металлических несгораемых шкафах), доступ к которым имеет работник, получивший печати и штампы и отвечающий за их сохранность.

Как вести учет печатей и штампов Для учета печатей и штампов необходимо вести журнал, который находится у работника, ответственного за сохранность печатей и штампов. Журнал должен вестись по правилам ведения документов строгой отчетности.

Каждый лист журнала нумеруется, журнал прошнуровывается, скрепляется печатью (штампом) и подписью руководителя организации. Журнал хранится в несгораемом шкафу (сейфе). Поступившие печати и штампы должны быть немедленно зарегистрированы (см. Журнал учета печатей и штампов).Для назначения работника, которому будет поручено обеспечивать надлежащий контроль выдачи и хранения печатей, издается приказ. Под роспись об этом оповещается назначенный сотрудник.

Обычно выбирают доверенное лицо из штата учреждения. Например, это может быть начальник организационного отдела, главный бухгалтер, служащий из секретариата, канцелярии и других служб.

Наиболее часто обязанность закрепляют за сотрудниками делопроизводства. Правила ведения учетных записей и этапы передачи штампов в подразделения излагаются в инструкции. Если вас интересует, может ли ИП работать без печати, прочтите эту статью. Как самому заполнить журнал хозяйственных операций — смотрите здесь. Порядок заполнения

В книгу вносят учетные данные о лицах, получивших на руки печать или штамп.

Как нужно вести учет печатей и штампов компании

Если предприятие ведет интенсивную коммерческую деятельность, имеет обширный штат и мощный торговый оборот, целесообразно доверить контроль над печатями начальнику службы безопасности.

Для назначения ответственного за учет печатей руководитель издает распоряжение или приказ. Если сотрудник, ознакомившись с приказом, готов принять на себя новую обязанность, он подписью подтверждает свое согласие. На крупных предприятиях целесообразно указать в приказе лицо, которое будет заменять ответственного за Журнал во время отпуска или пребывания на бюллетене.

Отведение определенного времени для ведения Журнала не практикуется – сотрудник следит за правильностью и своевременностью оформления учетного документа по мере необходимости в течение рабочего дня.

За ведение Журнала и сохранность печатей (штампов) отвечает назначенный сотрудник. С того момента, как организации выдается клише, запись об этом вносится в Журнал. В этом документе должны быть собраны сведения обо всех действующих и ранее уничтоженных комплектах для оттисков с указанием дат поступления, ликвидации, а также с упоминанием номеров актов данных событий.

Раз в год на предприятии проводится плановая проверка печатей. Ревизии случаются и внеплановые, если есть подозрение, что клише поддельное. Особая комиссия по итогам проверки составляет акт. В Журнале при этом отмечаются итоги контрольного мероприятия, номер акта, печатные оттиски, дата проверки.

Со временем резиновые клише стираются, и надписи становятся нечитаемыми. Тогда их необходимо заменять, оформляя актом уничтожение старой печати и поступление новой. В соответствующей строке учетного документа делается запись: «Печать ликвидирована по причине износа».

Данные общих рекомендаций по учету печатей и штампов на предприятии иногда целесообразно отразить в отдельной инструкции. Разработанная для конкретной компании инструкция может носить самостоятельный характер, или быть включенной в уже имеющееся руководство по делопроизводству в организации.

Какую печать выбрать и чем штампы отличаются друг друга? В этом вопросе вам поможет закон. Порядок использования печатей и штампов был закреплен 40 лет назад, и до сих пор он остается неизменным. Однако есть нюансы, о которых необходимо помнить во время работы с печатями и штампами. Как использовать печати в организации Положения о порядке использования печати, зафиксированные в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД), были одобрены постановлением Госкомнауки Совмина СССР от 04.09.1973 г.

Печати в государственных организациях В статье 4 Федерального конституционного закона от 25.12.2000 г. № 2-ФКЗ «О государственном гербе Российской Федерации» определено право на воспроизведение государственного герба Российской Федерации на печатях федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, на печатях органов, организаций и учреждений независимо от форм собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями, а также органов, осуществляющих государственную регистрацию актов гражданского состояния. Что представляет собой гербовая печать? Гербовая печать имеют круглую форму.

В центре находится изображение государственного герба Российской Федерации, а по окружности – наименование организации.

Общий контроль и учет использования и хранения печатей и штампов должен быть получен лицу, назначенному ответственным приказом руководителя. Это лицо также будет осуществлять выдачу сотрудникам, список которых определен приказом, печати и штампы на ответственное хранение.

Особенности учетного документа

номер
наименование штампа или печати
выдача
возврат

Если возникает необходимость конкретизации, колонки делают составными. К примеру, графу «Выдача» можно разделить:

цель выдачи
дата
время
фамилия получателя
роспись и т.д.

Некоторые организации добавляют столбцы, в которых представлен оттиск печати или штампа. Нередко используется колонка «Примечания», где кроме комментариев можно отметить дату уничтожения клише, причину его ликвидации и номер акта, которым это действие оформлено.

Заполнение Журнала в электронном виде не ведется. Оформление записей осуществляется только в рукописном варианте, поскольку в каждой строке требуются подписи пользователей печати и лица, ответственного за учет.

Об учете печатей и штампов в бюджетных учреждениях (репин а.)

Простая печать (отдела кадров, бухгалтерии или структурного подразделения Гарантийные и любые другие письма, информационные справки в которых подтверждаются факты, связанные с движением денежных средств Приравненная к гербовой Внутренние нормативно-распорядительные документы, локальные нормативные акты Приравненная к гербовой Ходатайства о представлении сотрудника к почетному званию, его награждении, а также грамоты и дипломы Простая печать (структурного подразделения) Трудовые книжки Приравненная к гербовой Читайте по теме в электронном журнале Зачем на предприятии необходимо организовать учет и хранение печатей и штампов Во-первых это необходимо, поскольку печати и штампы ставятся на официальных документах и являются реквизитами, удостоверяющими их подлинность и юридическую значимость. Во-вторых печати и штампы изготавливаются по заказу предприятия и фигурируют в бухгалтерском учете.

Печати и штампы на предприятии :: информация, комментарии, практика

Результаты проверки также отражаются в журнале учета печатей и штампов, и акте, который может быть составлен в произвольной форме,утвержденной работодателем. Журнал учета печатей и штампов Журнальная форма учета является одной из наиболее удобных форм регистрации поступления и выдачи материальных ценностей.

Поэтому передача на ответственное хранение и возврат печатей и штампов также фиксируются в специальном журнале. Заполнение журнала учета печатей и штампов Журнал учета печатей и штампов можно приобрести в специализированных канцелярских магазинах, заказать в интернете или типографии, или же распечатать готовый бланк здесь.

Если печать пропала

В организации назначается комиссия, которая документально оформляет происшествие и выносит решение о степени вины ответственного лица. Если вина очевидна, сотруднику грозит дисциплинарное взыскание. В Журнале создается отметка: «Печать утеряна» и указывается номер акта.

Готовые печатные версии Журнала, предлагаемые магазинами канцтоваров, имеют от двадцати до шестисот страниц. После того, как последняя страница документа будет заполнена, он направляется в архив. Журналы оттисков передаются туда на вечное хранение.

Таким образом, все печати предприятия учитываются в специальном журнале. Это облегчает контроль и дает организации юридическую и экономическую защиту.

0 0 голоса

Рейтинг статьи