Копии документов как доказательства в суде

Важные моменты при заверении копий документов для суда

Краткое содержание: [показать]

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ ЮРИСТА: 8 (800) 500-27-29 доб. 420

Как истец, так и ответчик должны представлять в суд либо оригиналы документов, либо их заверенные копии. Требование представлять письменные доказательства в оригинале либо заверенной копии предусмотрено ч. 2 ст. 71 ГПК РФ.

Заверенная копия документа – это копия, на которой содержатся необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8–2013). Какие именно реквизиты должна содержать копия зависит от способа заверения.

Судом в качестве доказательств принимаются надлежащим образом заверенные копии документов. Если суд признал копию заверенной ненадлежащим образом, то при принятии решения суд не может опираться на содержание такого документа.

Предоставление ненадлежащей копии документа может повлечь признание доказательства ненадлежащим. Закон не раскрывает, что такое «надлежащим образом заверенная копия» документа. Поэтому по большей части суды полагаются на свое внутренне мнение и убеждение. Как правило, копии документов заверяются у нотариуса. Однако имеются альтернативные способы заверить документы для суда.

Заверение копии документа у нотариуса

Нотариальное заверение копии документа является единственным способом заверения, бесспорно гарантирующим признание судами копии документа, заверенной надлежащим образом. При этом нотариус не подтверждает законность содержания документа и соответствие изложенных в нем фактов действительности. Цель нотариального заверения – идентичность копии оригиналу (ст. 77 Основ законодательства о нотариате).

Основной минус при обращении к нотариусу – временные и денежные затраты, особенно если необходимо заверить большой объем документов.

Заверение копии документа у руководителя организации

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).

Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

• надпись «Верно»;
• должность лица;
• личную подпись;
• расшифровку подписи;
• дату заверения;
• печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
• отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Заверение копии документа судом

Часто в суд предоставляются копии решений других судов. Если копию документа заверил суд, рисков признания ее ненадлежащей быть не может. При предоставлении такой копии важно не нарушать целостность документа (речь идет о сшивах).

Если есть возможность предоставить суду оригинал, но нет возможности приобщить документ к материалам дела, то суд в процессе судебного заседания может самостоятельно заверить копию. Для этого необходимо предоставить оригинал и копию одновременно.

Процедура обозрения судом подлинника документа представляет собой формальное сличение копии документа с текстом оригинала. При обозрении документа суд не устанавливает факты, входящие в предмет доказывания, и не пытается уяснить содержание документа. По такому же принципу заверяет нотариус.

Как правило, обозрение судом оригинала документа фиксируется в протоколе судебного заседания. Это исключает риски, связанные с представлением в материалы дела копий документов, не заверенных надлежащим образом. Представить подлинник на обозрение суду может любой участник процесса.

Рассмотрение копии документа судом

Как говорилось выше понятие «надлежащим образом заверенная копия» документа законодательно не определено. Решение судьи о принятии копии либо в отказе основывается на применяемым им подхода: формального и неформального.

Формальный подход заключается в том, что при отсутствии какого-либо заверительного реквизита является основанием для признания копии заверенное ненадлежащим образом.

Неформальный подход заключается в следующем. Судьи в основу своих решений берут простые (не заверенные) копии документов в качестве доказательств. Если такие решения впоследствии обжалуются, вышестоящие суды оставляют их в силе. Позиция судов такова: стороной, оспаривающей документ, не представлен оригинал или копия с нетождественным содержанием. Кроме того, суды отдельно отмечают, что заявлений о фальсификации при рассмотрении дела в суде первой инстанции не поступало.

Конечно же в большинстве случаев суды как по своей инициативе, так и по требованию других участников указывают на необходимость представления письменных доказательств, оформленных надлежащим образом.

Доверенность на заверение копий документов

Отдельное полномочие по заверению копий документов в доверенность включать не обязательно, поскольку данное полномочие не относится к специальным. При наличии сомнений суд всегда может потребовать представления оригинала документа.

Рекомендации по заверению копий документов

Для снижения риска признания ненадлежащим представленного в копии доказательства в существующих условиях рекомендуется.

• Проставлять на копии документа все заверительные реквизиты.
• Если документ планируется заверить в суде, то до предъявления копии документа не проставлять заверительных надписей.
• Приобщать к материалам дела копии документов, заверенные руководителями, у которых находится оригинал (кредитными организациями, государственными органами).
• В случае сомнений в представленной копии, в суде первой инстанции потребовать от оппонента представить оригинал на обозрение суда. При необходимости поднять вопрос о фальсификации (подложности).

Скриншот как доказательство в судебном процессе

Сегодня время не течет, а несется галопом, что не позволяет вести дела по старинке, дожидаясь документов по почте или курьером. Даже регистрация юридических лиц и продажа недвижимости уже уходит от выдачи документов в бумажном виде и переходит в область электронных документов. Большинство переписки и обмен документами при осуществлении хозяйственной деятельности организаций также уже давно перешло в область электронного документооборота, о чем в договорах часто уже принимаются условия об этом.

Скриншот (screenshot -англ.) – это снимок экрана, то есть изображение идентичное тому, что мы видим на экране монитора. Раньше необходимость сделать скриншот возникала в основном тогда, когда происходил сбой в работе какой-либо программы. Так проще было объяснить службе техподдержки суть проблемы, переслав им скриншот, чем словами.

Однако в процессуальном законодательстве до сих пор скриншоты со страниц сайтов в Интернете (в том числе и электронной почты и т. п.) не внесены официально в список доказательств в судебном процессе на уровне норм процессуальных кодексов. Но запрета на использование такого доказательства также нет, многие суды принимают уже не один год их в виде доказательств. Но порядок их заверения и иные правила подачи таких доказательств в суды законом не установлены.

Пунктом 1 ст. 55 Гражданско-процессуального кодекса (далее — ГПК РФ) установлено, что д оказательствами по делу являются полученные в предусмотренном законом порядке сведения о фактах, на основе которых суд устанавливает наличие или отсутствие обстоятельств, обосновывающих требования и возражения сторон, а также иных обстоятельств, имеющих значение для правильного рассмотрения и разрешения дела. Эти сведения могут быть получены из объяснений сторон и третьих лиц, показаний свидетелей, письменных и вещественных доказательств, аудио- и видеозаписей, заключений экспертов.

Статьями 59 и 60 ГПК РФ предусмотрены понятие относимости и допустимости доказательств. Аналогичные нормы о доказательствах содержат и Арбитражно-процессуальный кодекс РФ (АПК РФ) и Кодекс административного судопроизводства РФ (КАС РФ).

В соответствии с пунктом ст. 71 ГПК РФ п исьменными доказательствами являются содержащие сведения об обстоятельствах, имеющих значение для рассмотрения и разрешения дела, акты, договоры, справки, деловая корреспонденция, иные документы и материалы, выполненные в форме цифровой, графической записи, в том числе полученные посредством факсимильной, электронной или другой связи, с использованием информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», документы, подписанные электронной подписью в порядке, установленном законодательством РФ, либо выполненные иным позволяющим установить достоверность документа способом. К письменным доказательствам относятся приговоры и решения суда, иные судебные постановления, протоколы совершения процессуальных действий, протоколы судебных заседаний, приложения к протоколам совершения процессуальных действий (схемы, карты, планы, чертежи).

Как видно из понятия письменных доказательств, в норме ГПК РФ не указаны скриншоты (которые можно к ним отнести), хотя не думаю, что данный список является закрытым. Оценивает доказательства суд по своему внутреннему убеждению на основании правовых норм. Особенно в административном судопроизводстве очень важны любые дополнительные доказательства для избежания привлечения к административной ответственности. Ведь штрафы, особенно в ЖКХ для управляющих организаций, являются непомерно огромными.

Верховным судом РФ подготовлен проект постановления Пленума, где как раз планируется дать подробные разъяснения по поводу скриншотов как доказательств в судебном процессе и их допустимости.

Однако в иных нормах закона понятие «скриншот» уже применяется. Так, например, в пункте 3 Приказа Роскомнадзора от 06.07.2010 № 420 «Об утверждении порядка направления обращений о недопустимости злоупотреблений свободой массовой информации к средствам массовой информации, распространение которых осуществляется в информационно-телекоммуникационных сетях, в том числе в сети Интернет» указано:

«. Должностное лицо структурного подразделения при помощи стандартных средств операционной системы Windows, Интернет-браузера Internet Explorer производит сохранение снимка экрана (скриншота), содержащего web-страницу Интернет-СМИ, на которой размещены комментарии читателей. Снимок экрана распечатывается, подписывается должностным лицом с указанием фамилии, имени, отчества и должности, а также времени подписания. Файл, содержащий снимок экрана, сохраняется на жестком диске компьютера. Снимок экрана делается при фиксации нарушения, а также при подготовке предупреждения».

Письмо Федеральной налоговой службы РФ (далее — ФНС РФ) от 31 марта 2016 г. № СА-4-7/5589: «...В действующем законодательстве Российской Федерации не закреплены определение «скриншота» (снимка экрана) и порядок его использования.

. Использование снимков с экранов в качестве доказательств регулируется частью 3 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее — АПК РФ), в которой указано, что документы, полученные, в том числе, с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, допускаются в качестве письменных доказательств в случаях и в порядке, которые установлены АПК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами или договором либо определены в пределах своих полномочий Верховным Судом РФ.

Согласно пункту 11 статьи 2 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» документированная информация — это зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством РФ случаях ее материальный носитель.

Кроме того, в пункте 3 постановления Пленума Высшего Арбитражного Суда РФ от 17.02.2011 № 12 «О некоторых вопросах применения Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации в редакции Федерального закона от 27.07.2010 № 228-ФЗ «О внесении изменений в Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации» иным документом, подтверждающим наличие или отсутствие сведений в ЕГРЮЛ, может являться в том числе «распечатанная на бумажном носителе и заверенная подписью истца или его представителя копия страницы официального сайта регистрирующего органа в сети Интернет, содержащей сведения о месте нахождения юридического лица и дату их обновления».

Судебная практика позволяет сделать вывод, что суды принимают «скриншоты» в качестве надлежащих доказательств, если они содержат определенные данные.

Мнение одного из судей арбитражного суда в нашем регионе по поводу заверения скриншотов следующее: при заверении скриншотов необходимо н а каждом листе от руки написать «Копия отображаемой страницы сайта такого-то в сети Интернет по адресу: www.адрес_полностью. Актуальность данных такое-то число. ФИО, представитель такой-то компании, подтверждаю верность распечатки, подпись». Однако в нормах закона это не разъясняется, что приводит к неясности, каким образом все-таки эти доказательства предоставить, чтобы суд счел их допустимыми.

Кстати, в вышеуказанном письме ФНС как раз этот момент и разъяснен со ссылкой на судебную практику, хотя письма ФНС нормой закона не являются: «…«Скриншоты» являются надлежащим доказательством, только если на них проставлены дата и время получения информации с сайта в сети Интернет. Об этом указывали суды в постановлениях Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 декабря 2010 г. по делу № А56-11028/2010 и от 17 августа 2012 г. № А05-9977/2011. При этом в постановлении Федерального арбитражного суда Северо-Западного округа от 6 декабря 2010 г. по делу № А56-11028/2010 суд также указал, что «скриншот» должен содержать данные о лице, которое произвело его выведение на экран и дальнейшую распечатку, программном обеспечении и использованной компьютерной технике».

Статьей 102 Основ законодательства РФ о нотариате предусмотрена возможность заверить нотариально документы, используемые в качестве доказательств в суде. Это делается для исключения вероятности недостоверности такого доказательства и исключения мнений в этом со стороны суда при их оценке. Нотариус составляет протокол, в котором описывает скриншот, и подшивает к нему распечатку экрана, которые скрепляются подписью нотариуса и лица, представляющего это доказательство. Такие доказательства используются часто в интеллектуальных спорах и спорах о защите чести и достоинства.

Примерами судебных решений, когда скриншоты применялись в качестве доказательств, являются следующие судебные акты:

1. Постановление Суда по интеллектуальным правам от 09.07.2018 № С01-456/2018 по делу № А40-102329/2017: «. Также суд апелляционной инстанции признал, что доводы ответчика о том, что он прекратил нарушение исключительных прав истца на товарный знак с обозначением «ENERGY CONSULTING» по свидетельству Российской Федерации № 466017 опровергаются представленным самим же ответчиком нотариально удостоверенным протоколом осмотра сайта energy-cons.ru от 12.07.2017 (л.д. 89-92 т. 1), поскольку из скриншота к этому протоколу следует, что на панели вкладок, размещен товарный знак истца. При таких обстоятельствах, суд апелляционной инстанции признал правомерным удовлетворение требований истца об обязании ответчика удалить с интернет-сайта energy-cons.ru товарный знак, правообладателем которого является истец».
2. Определение ВС РФ от 9 января 2017 г. № 305-ЭС16-19166: «.Суды указали, что замечания к актам изъятия не составлялись, сумма оценки истцом не оспаривалась. Идентифицирующих признаков имущества не указано, независимая оценка не представлена. Скриншоты из Интернета судами не приняты в качестве доказательства, поскольку не указан источник информации и отсутствуют сведения, позволяющие идентифицировать предметы в соответствии с описью».

Таким образом, законом не запрещено использовать скриншоты в качестве доказательств в суде. Главное — сделать это правильно, а при наличии возможности и важности победы в рассматриваемом деле в суде — нотариально заверить скриншот, чтобы суд с вероятностью до 100% посчитал такое доказательство допустимым.

С уважением, Ильмира Носик.

Компания «Бурмистр.ру» продолжает прием заявок на вебинар, который пройдет 21 мая. Тема вебинара: «Договор управления в 2019 году – дань «традиции» или способ решения массы проблем?». Подать заявку можно тут .

Обсудить статью и задать вопросы можно на нашем форуме или же воспользуйтесь формой ниже.

Копии документов как доказательства в суде

В соответствии со ст. 75 АПК РФ, наиболее распространенными являются письменные доказательства. Ключевым доказательством в любом деле является подлинник документа (или, как его еще называют – первоисточник, оригинал). Особенность оригинала в соответствии с ГОСТа Р 51141-98заключается в том, что существуют методы неопровержимого доказательства аутентичности его происхождения, а также способы подтверждения авторства, времени и места создания. Когда есть оригинал, легко установить степень достоверности копии, путем простого сопоставления. Но как быть, если оригинал отсутствует, или по тем или иным причинам не может быть предоставлен суду?

Способы копирования документов

В современных условиях любой документ может быть скопирован с помощью современной техники следующими способами:

• Копия может быть выполнена при помощи локальной копировальной техники (с черно-белой или цветной печатью), в результате чего получается документ, идентичный оригиналупо содержанию и внешнему виду.
• Копирование может осуществляться при помощи факсимильной связи, методом передачи изображения по телефонной сети.
• Копии могут находиться во всемирной сети Интернет, как во всеобщем доступе (опубликованными на веб-сайте), так и в закрытом доступе (например, среди входящих сообщений электронной почты определенного пользователя).

Правовой статус копии документа

Копия может признаваться бесспорным эквивалентом оригинала в том случае, если она была заверена в соответствии с ГОСТа Р 51141-98. Стандарт предполагает следующие способы заверения:

• Нотариальное заверение. Самый распространенный и надежный способ заверения, который в большинстве случаев позволяет применять документ как достоверный. Исключение составляют только документы, в которых содержатся исправления, а также документы из нескольких страниц, которые не были прошнурованы и пронумерованы со скреплением печатью нотариуса.
• Заверение юридическим лицом. Копии документов, входящие в документооборот юридического лица, могут заверяться соответствующими органами предприятия. Надпись, подтверждающую достоверность копии, может наносить отдел кадров, бухгалтерия и т.п. Заверение копии обязательно скрепляется печатью предприятия.
• Заверение физическим лицом. Самый спорный вариант заверения, но все-таки встречающийся в правовой практике РФ. Документы могут быть заверены физическим лицом, методом нанесения надписи «Копия верна. Дата. Место. Фамилия. Инициалы. Подпись» на каждом листе скопированного документа. Но бесспорно признаваться эквивалентом оригинала заверенный таким образом документ во многих судах не будет, особенно если в деле есть противоречащие факты.

Если же имеется только копия документа без ее заверения надлежащим образом, суд все-таки принимает факт наличия этой копии во внимание, но с некоторыми оговорками в соответствии со ст. 75 АПК РФ и другими нормами:

• Информация в документе должна не противоречить другим имеющимся в деле подтвержденным фактам. Если имеются противоречащие факты, информация в копии признается неприменимой.
• Достоверность информации в копии может подтверждаться свидетельскими показаниями и другими уликами, применимыми в суде. К примеру, упоминаниями в переписке и т.п.
• Если одна из сторон разбирательства вообще отрицает факт наличия оригинала данной копии, а сторона, предоставившая копию, ничем не может подкрепить эту улику, суд признает копию недействительной.

Правовой статус копий из Интернета

Особый случай – снятие информации из сети Интернет для суда. Для того, чтобы информация из онлайн-источников была применима для судебного рассмотрения, она также должна быть заверена. При этом заверение может быть выполнено как нотариально, так и непосредственно по решению суда, когда суд принимает решение об осмотре определенного URLс фиксацией отображаемого содержимого. Для снятия информации могут привлекаться соответствующие эксперты.

X Спасибо за то, что воспользовались системой электронной записи!
Вы записаны к нотариусу Чернигову И.О. по адресу: Страстной бульвар, д. 7, стр. 1
Сохраните либо распечатайте данное уведомление и предъявите его в кабинете №3.
Просим проходить сразу в кабинет №3, МИНУЯ ОЧЕРЕДЬ, тем самым не вызывая излишнего ажиотажа среди ожидающих.

Если Вы не можете посетить нас в назначенное время — НЕ НУЖНО ЗВОНИТЬ и отменять или переносить запись, просто запишитесь еще раз на сайте или приходите без записи.