Сопроводительное письмо к документам 2020

Как правильно составить и написать сопроводительное письмо к пакету документов? Образцы заполнения шаблонов, форм

Наличие сопроводительного письма к документам является негласным правилом в сфере делового общения.

Несмотря на то, что законодательством не закреплена обязанность по его составлению, тем не менее, без него не обойтись. Причем в первую очередь наличие такого документа находится в интересах отправителя.

Таким образом, попытаемся более подробно изучить данный вопрос.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 (800) 350-22-67 . Это быстро и бесплатно !

Для чего нужно делать?

В общем виде под сопроводительным письмом понимается своего рода информационная справка, которая составляется при отправке другому лицу документов, коммерческих предложений, материальных ценностей, резюме и т.д.

Основные задачи, которые данная бумага призвана решать:

    В случае необходимости может выступать в качестве доказательства того, что документы были отправлены адресату в нужное время.

На сопроводительном письме обязательно должна стоять дата составления.

  • В случае если какой-либо из направленных документов будет утерян, опять же данное письмо будет служить доказательством того, что бумаги изначально были направлены в полном пакете. Для этого на письме ставится реквизит «Отметка о наличии приложения», где последовательно перечисляются все прилагаемые документ.
  • Позволяет отправителю контролировать срок исполнения, и при необходимости, сославшись на дату отправки, затребовать ответ (если он необходим в конкретном случае).
  • Однако в случае, если есть сомнения относительно того, насколько добросовестно будет выполнена данная процедура, то можно отправить его по почте и запросить уведомление о получении. В данном случае уже можно не переживать о регистрации сопроводительного письма у получателя.

    Когда требуется для отправки пакета составлять прилагающийся текст?

    Существует весьма большое множество различных документов, отправка которых требует составления сопроводительного письма. В большей степени данная необходимость возникает в сфере деловых отношений (например, в ходе контакта между организацией и государством, между партнерами по бизнесу, между поставщиком и покупателем и т.д.). Кроме того, в последнее время наметилась тенденция составления сопроводительного письма к резюме.

    Итак, рассмотрим некоторые распространённые ситуации, требующие составления сопроводительного письма:

    1. Отправка документов в налоговые органы (Например, различные виды налоговой отчетности, копия лицензии на осуществление определенного вида деятельности и т.д.). О том, как составить сопроводительное письмо к декларации, вы можете прочитать тут.
    2. Отправка документов по требованию министерств, государственной службы статистики и т.д. (Например, бухгалтерская отчетность, приказ «Об утверждении учетной политики организации» и т.д.).
    3. Взаимодействие между партнерами по бизнесу (отправка соглашения, регламента работы по оказанию определенных услуг и т.д.).
    4. Отправка бумаг покупателю от поставщика (договор, различные акты, товарная накладная, счет-фактура и т.д.).
    5. Пересылка ТМЦ (договор, контракт, спецификация, образцы товаров и др.), а также множество других видов документов.

    Содержание бумаги

    Следует отметить, что никаких особенностей сопроводительное письмо не содержит в себе, и составляется с использование word или другого удобного редактора, в соответствии с общими требованиями к деловому документу.

    Итак, перечислим, как составить бумагу для сопровождения и пояснения переданных на рассмотрение документов:

    • Шапка документа (тут отражаются реквизиты получателя и отправителя документов).
    • Дата отправки и номер документа.
    • Название письма.
    • «Тело» документа (содержит обращение к получателю, а также его цель).
    • Приложения.
    • Заключительная часть (ФИО, должность и подпись отправителя).

    Порядок заполнения

    Однако существует ряд общеустановленных правил деловой этики, которых все же следует придерживаться. Представим в виде списка основные требования, как писать и порядок составления такого рода бумаги:

    1. для написания сопроводительного письма следует использовать фирменный бланк организации (если такой имеется);
    2. писать следует, используя исключительно деловой стиль общения;
    3. на письме необходимо указать контактные данные исполнителя на случай, если у получателя документов возникнут вопросы;
    4. излагать обращение следует грамотно, понятно и кратко.

    Шаблоны того, как правильно оформить и составить сопроводительное письмо к документам при направлении на согласование и рассмотрение, можно будет скачать ниже.

    Как правильно написать: пошаговая инструкция по оформлению

    Для того чтобы более наглядно увидеть порядок составления и показать,как оформить такого рода бумаги, представим пошаговый алгоритм и пример написания сопроводительного письма с использованием примеров:

      Составляем шапку документа. Тут необходимо указать реквизиты, как получателя, так и отправителя письма.

    ИНН 8923856891, КПП 8923578984, ОКПО 3478684

    17283, г. Москва, ул. Ленина, д. 45, тел. 8(495) 145-56-34

    Директору ЗАО «Оптика»

    155623, г. Москва,

    ул. Восстания, д. 29».
    Указываем номер исходника, дату регистрации, а также название документа.

    «Исх. № 345 от 12 сентября 2017 года

    СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО».
    Далее приступаем к написанию самого текста письма.

    Как обычно принято, будет правильно, если данный документ пишется на конкретного руководителя организации, поэтому начинать его следует со слов – «Уважаемый (ая)» и ФИО официального лица организации-получателя.

    Начинать свое обращение можно с таких слов, как:

    • «Направляем Вам…..» (в организацию, находящуюся в подчинении).
    • «Высылаем Вам…… » (сторонним лицам).
    • «Представляем Вам……» (если документы направляются в вышестоящую инстанцию).

    Далее следует перечислить, какие именно документы направляются, а также, с какой целью.

    Итак, рассмотрим конкретный пример:

    «Уважаемый Сергей Леонидович!

    Высылаем Вам подписанный и заверенный печатью договор поставки от 1 сентября 2017 года № 325. Просим его подписать, заверить печатью и один экземпляр направить нам в срок до 20 сентября 2017 года».
    Далее необходимо перечислить все приложения, идущие в дополнение к данному письму. Пример:

    «Приложение: договор в 2-х экземплярах (всего на 7 листах)».
    Заключительная часть предполагает проставление подписи руководителя организации, а также данные о непосредственном исполнителе документа.

    «Директор К.С. Иванов

    Нюансы грамотного составления и оформления сопроводительного письма с описью документов вы найдете здесь.

    Кому адресуется?

    Письма такого рода могут направляться в самые различные инстанции, с которыми взаимодействует та или иная организация в ходе осуществления своей деятельности.

    Итак, перечислим кому адресуется:

    1. В государственные органы (налоговую, службу статистики, министерства, ведомства и т.д.).
    2. Партнерам по бизнесу.
    3. Поставщикам.
    4. Покупателям;.
    5. В филиалы, головную организацию.
    6. Инвесторам и т.д.

    О том, как написать сопроводительные письма в различные компании, читайте в этой статье.

    Способы передачи при направлении на рассмотрение, согласование

    Способы доставки сопроводительного письма вместе с документами особо ничем не отличаются от общепринятых путей взаимодействия между различными организациями и инстанциями. Перечислим наиболее распространенные варианты:

      Отправка документа через почту. Данный способ является самым простым и используется для рядовых документов, которые не являются срочными и не содержат особо ценной информации.

    Для отправки необходимо просто опустить письмо со всеми приложениями (предварительно упакованное в конверт) в почтовый ящик.

    Крупные организации зачастую создают свою курьерскую службу, которая призвана обеспечить своевременную доставку всех документов до конечного адресата.

  • Использование электронной почты. Для этого необходимо сделать сканы всех документов, отправляемых с сопроводительным письмом.
  • Таким образом, составление сопроводительного письма к документам является неотъемлемой частью деловой переписки. Данный документ позволяет систематизировать работу с бумагами, а также избежать возникновения путаницы.

    Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

    +7 (800) 350-22-67 Это быстро и бесплатно !

    Сопроводительное письмо к документам. Образец.

    Сопроводительное письмо к документам, образец которого должен разрабатываться каждой организацией для внутреннего применения, содержит список передаваемой адресату документации с кратким описанием. Документ стоит оформлять, если например, в пакете, который отправляется партнерам или контрагентам, нет адресной части.

    Зачем писать сопроводительное письмо?

    Деловой этикет требует подготовки сопроводительных писем при отправке документации партнёрам, клиентам или представителям госорганизаций. Это необходимо, когда требуется:

    • подтверждение доставки комплекта бумаг адресату;
    • обратить особое внимание на некоторые важные моменты;
    • вместе с документацией передача просьбы или указание к действиям.

    Зачастую, образец сопроводительного письма о передаче документов интересует сотрудников компании, которые занимаются оформлением договора, отправкой важного комплекта бумаг, акта сверки, делового предложения, отчёта, запроса надзорных организаций и пр. После заполнения письмо можно отправить персонально адресату, курьерской службой, через почтовое отделение или е-mail.

    Правила оформления документа

    Согласно требованиям к переписке, исходящая документация, относящаяся к корреспонденции, должна оформляться на бланках учреждения. Здесь обязательно указываются реквизиты организации и дополнительная контактная информация. Образец формы сопроводительного письма к документам найти проблематично, поскольку допускается ее свободное оформление. Но при этом требуется соблюдение определённых требований деловой переписки, а также бланк не должен содержать двусмысленных формулировок.

    Текст рекомендовано начинать с обращения: «Направляем (или высылаем) Вам» с дальнейшим общим наименованием пакета бумаг, к которым прилагается сопроводительное письмо. Дальше нужно написать инструкции адресату относительно того, в какой срок ожидается ответ. Для чего можно использовать одну из следующих фраз: «Прошу подписать и вернуть в срок …», «Прошу подтверждения в получении высланной документации», «Прошу обеспечения конфиденциальности информации» и т.п.

    Структура сопроводительного письма

    Перед отправкой важных бумаг стоит разобраться, как написать сопроводительное письмо к документам, образец которого можно скачать в интернете. Исходя из вида письма, его структура отличается в деталях, но общий вид у бланка такой:

    • адресат – включает информацию о специалисте, которому направляется документ. Сюда входит наименование и адрес предприятия, занимаемая должность получающего бумаги;
    • исходный номер регистрации и дата запроса;
    • основной текст;
    • список прилагаемых бумаг;
    • данные лица, которое подтверждает достоверность изложенной информации, зачастую, это руководитель организации;
    • контакты для обратной связи – на тот случай, если общение по вопросу сопроводительного письма должно осуществляться с исполнителем, курирующим вопрос. Для этого в нижнем правом углу листа следует указать телефонный номер или е-mail.

    Как писать не нужно

    Важно знать, как пишется сопроводительное письмо к документам и образец его оформления, чтобы избежать неприятностей в процессе отправки деловой корреспонденции партнёрам и другим адресатам. К самым распространённым ошибкам, допускаемым в процессе составления, относятся следующие:

    • отсутствие даты составления документа;
    • допущение орфографических ошибок в фамилии и инициалах адресата или названии организации;
    • большой объём, превышающий один лист;
    • указание вида документа;
    • написание заголовка, не передающего суть текста;
    • вписывание даты составления два раза – в верхней части и в нижней;
    • неправильное оформление реквизита «подпись» – должность и Ф.И.О. подписывающего написаны вместе.

    Шаблон сопроводительного письма

    Для удобства составления документа за основу можно взять любой бесплатный шаблон. Пример – отправка сопроводительного письма к акту выполненных работ. Вверху бланка указывается Ф.И.О. и должность адресата, его адрес и учреждение, далее слева пишется дата составления, исходный регистрационный номер и краткий заголовок. Затем излагается текст с обращением, в котором следует использовать такие слова: «направляем», «высылаем» или «предоставляем» и основной текст с перечнем всей документации с номерами и датами, входящей в комплект.

    В завершающей части указывается, какие действия требуется предпринять относительно высланных бумаг, например, в случае с актом, это будет просьба его вернуть после ознакомления и подписания в определенный срок. Далее пишется приложение, а завершается должностью, Ф.И.О. отправителя и его подписью.

    Рассмотрев образец на сопроводительное письмо к акту выполненных работ, можно аналогичным образом оформлять и бланки к пакетам других документов.

    Примеры как написать сопроводительное письмо к резюме

    Сопроводительное письмо — это дополнительный документ к отправляемому резюме.
    Если Вы высылаете свое резюме в серьезную компанию с известным именем (брендом), то

    к составлению сопроводительного письма предъявляются достаточно высокие требования.

    Документ необходимо оформить отдельным листом; все реквизиты, к которым относятся дата составления, заголовок, подпись, наименование и адрес получателя – должны быть размещены в соответствии с правилами и требованиями к оформлению деловых писем.

    Если резюме направляется по электронной почте то и сопроводительное письмо, соответственно, следует прикрепить в формате документа Word.

    Направляемое по электронной почте резюме в менее именитые и престижные компании, может сопровождать в самом теле письма грамотно составленный текст, без оформления его на отдельном листе.

    При этом должны быть на виду контактная информация, инициалы (или имя и фамилия) и фамилия .

    Примерно следующим образом выглядит краткий вариант сопроводительного письма (примеры 1-3):

    Сопроводительное письмо к резюме Пример 1.

    в ответ на вашу вакансию «специалист по привлечению оптовых клиентов», опубликованную в журнале «Зарплата и Работа», высылаю свое резюме. Готова при необходимости предоставить любую дополнительную информацию для рассмотрения моей кандидатуры.

    С наилучшими пожеланиями,

    Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12

    Пример 2.

    Добрый день, Анастасия.

    В прикрепленном к письму файле резюме. Претендую на должность менеджера по кредитованию. Информации о вакансии взята с сайта Работа и карьера Буду крайне признательна, если не оставите резюме без внимания.

    С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12

    Пример 3.

    Уважаемый Иван Иванович,

    прошу рассмотреть мое резюме на вакантную должность системного администратора, заместителя начальника IT-отдела.

    Буду рада получить приглашение на собеседование от Вас.

    С уважением, Петрова Елена, тел. 8-917-121-12-12

    Развернутая версия сопроводительного письма

    (которая предназначена для исповедывающих стиль кадрового менеджмента европейских и американских организаций) составляется по аналогичной схеме. Необходимо в тексте сопроводительного письма отразить:

    1. Название (наименование) должности (допустимо — двух схожих или смежных позиций), на которые высылается резюме; желательно также пометить, из какого источника (сайт, газета) вы узнали о вакантной должности (должностях); предложение себя в качестве кандидата.

    Пример 4:

    Прочитав информацию на Вашем интернет-сайте, я узнал, что Ваша фирма открыла набор на вакантные должности в сфере сан.контроля мясо-молочного сырья.

    В связи с этим хотел бы предложить для рассмотрения свою кандидатуру на вакансию, связанную с осуществлением функции санитарно-ветеринарного контроля, контроля качества готовой продукции и сырья.

    Я полагаю, что мои знания и опыт работы могут быть полезны как на позиции специалиста по закупкам мясо-молочного сырья, так и на должности начальника службы санитарного контроля.

    2. Очень лаконичный, но содержательный и точный конспект резюме, который своей целью имеет подтвердить соответствие ваших личностных и профессиональных качеств той вакансии, на которую вы претендуете.

    3. Ваше желание и готовность к отдаче, работе и профессиональному росту в области указанного в позиции направления, а лучше — в именно стенах данной фирмы.

    Пример 5:

    Все мои профессиональные навыки и знания, а также ожидания последующего продвижения находятся в сфере работы с клиентами и активных прямых продаж (как на административном, так и на исполнительском уровне).

    В настоящее время я имею в своем активе более чем 6-летний опыт работы в прямых продажах на рынке В2В в производственной области, а также опыт на руководящей должности в данной сфере в течении последних двух лет работы.

    В должности руководителя службы продаж на последнем месте работы я лично отвечал за результаты и деятельность отдела продаж в сфере В2В (косметологическое и медицинское оборудование).

    Пример 6:

    Я осуществляю успешную деятельность в течение нескольких лет по данному направлению в системе государственных таможенных и ветеринарных контролирующих органов, есть опыт сотрудничества и наработанные связи как с ведущими отечественными компаниями пищевой отрасли, так и с крупнейшими иностранными поставщиками. Прикрепленное резюме даст представление о моих потенциальных возможностях, квалификации и профессиональном опыте.

    4. Ваша готовность к личному собеседованию в организации, в процессе которого вы более развернуто изложите о себе информацию.

    5. Контактные данные.

    Пример 7:

    С радостью приму предложение встретиться и рассказать немного больше о своем возможном потенциале и опыте работы. Вы можете связаться со мной по электронной почте … либо по телефону …

    Пример 8:

    С удовольствием в рамках интервью отвечу на все интересующие вопросы в случае Вашей заинтересованности. Связаться со можно по электронной почте… Заранее благодарен за уделенное мне время.

    Образец сопроводительного письма

    Сопроводительное письмо не универсально для всех направлений и видов интересующих вас вакансий.

    Ввиду того, что адресатом письма являются различные организации и разные люди, текст письма тоже будет отличаться, в соответствии с каждой интересующей вакансией, будет незначительно видоизменяться.

    Всегда в сопроводительном письме речь идет о конкретной должности в конкретной организации.

    1 Kомментарий

    Раньше удивлялась, почему мне не отвечают, пока правильно писать эти письма не научилась

    0 0 голоса
    Рейтинг статьи
    Ссылка на основную публикацию
    Adblock
    detector